إدارة وتنظيم الوقت

قد تلاحظ أن بعض الأشخاص من حولِك قد تمكنوا من إتمام كافّة المهام الموكَلة إليهم في الوقت المناسب، بل وقد تجد البعض الآخر قد تمكنوا من كسب بعض وقت الفراغ. كيف أمكَنَهُم إنجاز كلّ تلك المهام في ذلك الوقت القصير؟ يكمُن السّر في إدارة وتنظيم الوقت.

إدارة وتنظيم الوقت هي الطريقة التي نُنَظم بها وقتنا ونوَزِّعهُ على الأنشطة الواجب علينا إنجازها، حيث يَنتُج عن ذلك زيادة في القدرة الإنتاجية، والوصول إلى الأهداف المطلوبة. 

لَم يولَد الناجحون وفي فَمِهِم مِلّعقةٍ من ذهب. بل تعلّموا وأتقنوا المهارات التي مَكّنتهم من إنجاز الكمّ الأكبر من العمل بأقل وقتٍ مُمكن. الإنتاجية ليست موهبة فطرية، بل هي مهارة مُكتَسبة يجب على كل شخص أن يطوّرها.

من الممكن (بل ومن السهل أيضاً) تطوير مهاراتً جيدةً في إدارة الوقت وتنظيمه، وهنالك الكثير من النصائح والحيَّل والأساليب المتنوّعة التي من شأنِها أن تُساعِدك في تحقيق ذلك و الاستفادةِ من يومِكَ على أكملِ وجه.

التخطيط لإدارة الوقت وتنظيّمه

إن بَدء رحلة إدارة وقتك وتنظيّمه بوضع الخطة المناسبة سوف يَخلق أساساً قويّاً تبني عليهِ عاداتك المستقبلية، وبالتالي سيَزيد فُرصك في النجاح.

"يتضخم العمل لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه" هذا هو نص الفرضية التي يطرحها قانون باركنسون، فإذا منحت مهمّةً ما ساعتين من الوقت لإنجازها بدلاً من ساعةٍ واحدةٍ، فإن مقدار العمل الذي تحتاج إلى القيام به لإنجاز تلك المهمّة سيتضخم لملء الساعتين الكاملتين.

إذا لاحظت أنك لا تزال تتجاوز الحدود الزمنيّة الموضوعة، فقُم بالتحقق من آلية سير عملك وتحديد ما إذا كان من الأفضل تخصيص المزيد من الوقت لتلك المهام في المستقبل، كما يمكنك أيضاً محاولة إلغاء الأمور الصغيرة التي تهدر الوقت مثل فترات الراحة غير المجدوَّلة.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تحتاج لكتابة رسالة بريد إلكتروني من 300 كلمة، قد تظن: "كتابة بريد إلكتروني أمراً بسيطاً، لن يستغرق الأمر أكثر من 5 دقائق." وعلى الرغم من ذلك، فمن المُحتمل أن تُبالغ في تقدير سرعتك وتستخفّ بمقدار المهام الصغيرة الأخرى ذات الصلة التي ستحتاج لإنجازها للوصول إلى هدفك النهائي مثل: التدقيق، وإحسان اختيار مفردات اللّغة، والوصول إلى عناوين البريد الإلكتروني الواجب توجيه الرسالة إليها، كل هذه الأمور البسيطة ستزيد من الوقت المطلوب لإنجاز المهمّة. مع تلك المهام الإضافية الصغيرة ستمتد مهلة الـ 5 دقائق التي حددتها لكتابة البريد الإلكتروني لتصل في الحقيقة إلى 20 دقيقة، ممّا يعني 500% ضعف الوقت الذي توقعته قبل البدء بالمهمّة.

إن كنت تظن أن أهدافك منطقيّة وقابلة للتحقيق، انتقل حينها إلى النصيحة رقم 3، في حال اعتقادك أن المهام التي تحاول إنجازها هي أكبر من قدرتك الإنتاجية، حاول أن تضع مصفوفة أولويّات أو الاستعانة باستراتيجية (4D) لإدارة وتنظيم الوقت: التنفيذ، التأجيل، التفويض، الإلغاء. يمكن لكلاً من الاستراتيجيتين مساعدتك في تحديد أولويّات مهامِّك عبر تصنيّف مهامَّك وِفقَ 4 مجموعات:

ستُساعدك الاستعانة بهذه المنهجيّات في تحديد المهام التي يجب عليك منحها الأولوية والمهام التي يجب عليك جدولتها، أو وضع خططاً لتنفيذها، أو تفويضها، أو حذفها.

مهمّا كانت أهدافِك، يجب أن تكون ذات مغذىً وذكيّة SMART: مُحدَّدٌة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، ومَنُوطٌة بزمن.

يُمكنك فِعل ذلك في بداية يوم العمل الخاص بك أو في الدقائق الأخيرة منه، استغل إحدى الفترات الزمنية التي ذكرناها لتضع قائمة بالمهام اليوميَّة الواجب تنفيذها.

قُم بصياغة قائمة مهامَّك بصيغة الماضي كما لو أنّك قد أتممتهم بالفعل، فبدلاً من كتابة "تقديم التقرير إلى مدير المشروع" اكتب "قُدِّمَ التقرير إلى مدير المشروع" هذه الحيلة الصغيرة ستمنحك دَفعةً إضافيّة مُحَفِّزَة حين تَحذّف تلك المهام من قائمتك بعد الانتهاء من تنفيذها.

مهما حاولت جاهداً التخطيط للمهام اليومية وجدولتها، ستواجِهك دوماً مهامٌ إضافيّة غير متوقعة خلال اليوم، قم بتدوينها على نحوٍ مُنفَصل في قائمةٍ مُنفردةٍ إلى جانب قائمة مهامّك لتمنحك شعوراً إضافياً بالرضى عن انجازاتك التي حققتها في نهاية اليوم.

استراتيجيات وتقنيّات إدارة الوقت وتنظيمه

هناك المئات من المنهجيات المتنوعة للوصول إلى الإنتاجية الشخصية، نعلم أنَّ أساليب العمل تختلف من شخصٍ لآخر، لذلك ننصح باتباع نَهج التجريب وارتكاب الأخطاء لمساعدتك في تحديد أيّاً من استراتيجيات تنظيم الوقت المطروحة هي الأكثر توافقاً مع أسلوب عملك.

فبالنسبة لمعظم الناس الساعات الأولى من العمل هي الأكثر إنتاجيَّةً.

على الرغم من غرابة هذا الطرح، إلّا أنه يمكنك التركيز بسهولة أكبر عندما لا يكون عقلك مستيقظاً بالكامل، فالعقول حديثة الاستيقاظ تُهدر طاقةً أقل في التشتت والقلق حول بقية المهام الواجب إنجازها.

فلتستغل هذه النقطة لخدمة مصالحك وقم بإنجاز المهام التي تتطلب تركيزاً أكبر فور استيقاظك من النوم.

قاعدة 20-80 أو كما يُطلق عليها "مبدأ باريتو" الذي وضعه الخبير الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو الذي لاحظ أن 80% من النتيجة تأتي بشكل عام من 20% فقط من مُدخلاتِها.

استغل هذه المعلومة لمعرفة ما هي النشاطات التي تفعلها والتي تُمّثّل نسبة الـ 20% تلك.

مثال على ذلك، لنفترض أنّك مالك لشركة وتسعى لجذب العملاء، فأنت تقضي 30 دقيقة كل يوم محاولاً أن تُراسِل عُملاء مُحتملين عبر البريد الإلكتروني إضافةً إلى ساعة واحدة من الوقت تقضيها في المراسلة ومتابعة أعمالك التجارية عبر وسائل التواصل الاجتماعي. ولنفترض أنك قد اكتسبت عميلاً واحداً بفضل وسائل التواصل الاجتماعي، في حين أنك قد جذبت 5 عملاء بفضل مراسلتهم مباشرةً عبر البريد الإلكتروني. من الجليّ أنه يتوجب عليك توجيه وقتك بأكمله لجذب العملاء عبر البريد الإلكتروني لترفع نسبة العملاء لديك.

بإمكان أيًّ شخص أن يستخدم قاعدة 20-80 ليكتشف النشاطات التي يُحبَّذ تسخير وقتَه فيها، إن كنت غير متأكد أيًّ من النشاطات التي تفعلها تقع ضمن نطاق الـ 20%، عليك إذاً أن تُجري مراجعة حسابية للوقت، أو الاستعانة بأداة تعقُّب الوقت التي من شأنها أن تُعطيك صورة أوضح عن النشاطات الأكبر تأثيراً والأكثر استهلاكاً لوقتِكَ.

هل تعلم في أيّ وقتٍ من اليوم تكون فيه في أوجِ قُدرتك الإنتاجية؟ معرفة هذه المعلومة سيُساعدك في تحسين آلية العمل الخاص بك.

بعد أن تكتشف ساعاتِكَ الذهبية ستصبح قادراً على تنظيم عملك في الأسابيع القادمة وفق هذه الفترات الزمنيّة، قم بجدولة مهامَك الأكثر صعوبةً أو التي تحتاج إلى تركيّز أكبر لتُنجزها في فترات ذروّة إنتاجيّتَك.

من السهل أن تُشعرك المهام الضخمة بالضغط، يُمكن أن يدفعك الإحباط إلى المُماطلة أو فقدان تركيزك حين لا تعلم من أين ستبدأ.

تفترض نظرية الجبن السويسرية التي صاغها آلان ليكين بأن أفضل طريقة للتغلب على هذا الإحباط هو تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهامٍ أصغر أو إلى قطع زمنية مُجزّأة، وبإنجازك لمهمّة واحدة صغيرة أو بتخطيّك فترة عمل زمنية مدتها 15 دقيقة ستتمكن من تسهيل إنجاز المشروع، وستزيد من احتماليّة إتمام المشروع في الوقت المحدد.

تعلُّم مهارات تنظيم وإدارة الوقت

لا حدود للمعرفة، ومعرّفة أساليب تنظيم الوقت وإدارته ليست باستثناءًا لتلك القاعدة، سواء كنت مبتدأً في تعلّم إدارة الوقت وتنظيّمه أو أنك مُحترفٌ مُحنّك، ستساعدك هذه النصائح في المُضيّ قُدماً في رحلتك للتعلُّم.

من الضروري تحويل الأفكار المطروحة سابقاً إلى عادات مستدامة، فالاستمرارية في اتبّاع نصائح تنظيم الوقت هذه ستساعدك في تعزيز بناء عقليّة إنتاجيّة.

قم بوضع جدول منطقي يمكن اتّباعه على المدى الطويل (لمدة شهر على الأقل) ستزيد تلقائية هذه السلوكيات مع مرور الوقت، وقد أثبتت دراسة نُشِرَت في المجلة الأوروبية لعلم النفس الاجتماعي أن الأمر يستغرق أكثر من شهرين قبل أن يصبح أيّ سلوكٍ جديدٍ تلقائياً، ولنكون أكثر دقة فإنه يستغرق 66 يوماً لذلك لا تؤنب نفسك إذا استغرق الأمر بعض الوقت لبناء هذه العادات.

لتعدُد المهام تأثير سلبي على الإنتاجية، وقد وجَدت الأبحاث أن الأشخاص متعددو المهام يواجهون صعوبة أكبر في تفادي التشتت مقارنةً بنظرائهم وذلك فيما يتعلّق بالتركيز في إنجاز المهام، بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يؤثر تعدد المهام على قدرتك الإدراكية.

اختر أمراً واحداً لتُنجزه، وجهّز مؤقتاً زمنيّاً وابدأ بالعمل على ذلك الأمر فقط حتى تنتهي منه أو تنتهي الفترة الزمنية المُحددة على المؤقت، سيساعد ذلك في ضمان احتفاظِكَ بتركيزك واتباعك لمعايير الجودة الخاصة بك.

التقويم وسيلة جيّدة تتخطى فوائدها مجرّد كونها أداة لجدولة اجتماعات العمل، يمكنك استخدام التقويم الخاص بك لتحديد الوقت المخصص لأهم أعمالك التي تحتاج لتركيزك، وتَتبُّع مواعيد تسليم المهام، وإضافة مواقع جغرافية لنشاطاتك تلقائياً.

إن استخدام التقويم بشكلٍ مستمر سوف يُساعدك على تحمُّل مسؤوليّة إدارة وقتك وتنظيمه، إذا كنت تعتقد أن أحد الأحداث التي أضفتها إلى التقويم الخاص بك لن تُعزز خطة عملك لهذا اليوم فما عليك سوى إلغاؤها.

ألقِ نظرة أخرى على إنجازاتك من الأسبوع السابق وهنيّء نفسك على نجاحاتك، فالوقت الذي تقضيه في مراجعة إنجازاتك السابقة سيزيد من ثقتك ويساعدك على إنشاء جدول جديد للأسبوع القادم.

أدوات إدارة الوقت وتنظيّمه

تحتاج للقليل من المساعدة الإضافية؟ أدوات إدارة الوقت هذه هم أصدقاؤك الجدد لزيادة إنتاجيّتَك.

عند العمل على مهام تتطلب التركيز ننصحك باستخدام ميزة "عدم الإزعاج" المتوفرة في هاتفك المحمول وفي جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يمكن استخدام تطبيقات مثل "SelfControl"، و"Freedom" لحجب المواقع التي تُسبب تشتيت الانتباه، استعن بها لحجب مواقع التسليّة مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو المواقع الإخبارية.

تخيّل أن تكون قادراً على تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مشروعٍ تعمل عليه طوال اليوم، هذا ما يفعله "Timely" إنه أداة لتتبع الوقت صمَّمها المطوّر النرويجي "Memory" بدلاً من أن تقوم بتحضير أجهزة التوقيت يدوياً أو تدويّن ملاحظات عن الأوقات التي تقضيها في العمل على كل مشروع من المشاريع باختلافها، يقوم "Timely" بتسجيل الوقت الذي تقضيه على مختلف البرامج والتطبيقات، ويمنحك نظرة عامة توضح كيف قضيت كل دقيقة من وقتك خلال اليوم.

يهدف "Timely" إلى تنظيم وجدولة استهلاكك للوقت فيقدم لك التقرير كمعلومات بصور مرئية، لترى ببساطة كيف أمضيت فترات كبيرة من الوقت في فعل شيءٍ ما، ولمعرفة الثغرات التي يضيع فيها وقتَك ولمساعدَتِك في تحسيّن آليّة تنظيم وقتك وإدارته. كما يوفر لك هذا البرنامج آلية الذكاء الاصطناعي للمساعدة في إنجاز المزيد من المهام المتخصصة، مثل تحويل ساعاتك التي قضيتها في العمل إلى جداول زمنية يمكنك استخدامها لإنشاء فواتير وتقديمها لعملائك.

عندما يتعلق الأمر بإدارة المهام، تعد "Todoist" واحدةً من أكثر الحلول رواجاً بين تلك القائمة على الحوسبة السحابية والمناسبة للعمل على أجهزة الأندرويد، والـ iOS، فحوى البرنامج هو تقديم أداة للتحكم وتتبع قائمة الأعمال الواجب تنفيذها.

تم تصميم "Todoist" ليكون سهلاً وبسيطاً، يوفر ميزات لتنظيم المهام بحسب نوعها، وإعداد ملاحظات تذكيرية، وتسهيل العمل مع زملائك في الفريق. من السهل تعلُّم ميزات البرنامج كما ستحصل على الاستفادة القصوى في تنظيم وقتك مباشرةً بعد تنزيل التطبيق بوقتٍ قصير.

لاحَظَ مصممو البرنامج مدى أهمية تنظيم الوقت وإدارته لهؤلاء الذيّن يعملون من المنزل، فقاموا بتطوير ميّزات البرنامج بشكل حازم آخذين في الاعتبار ملاءمتها للأشخاص الذين يعملون متنقلين من مكانٍ لآخر.

ما هو العائق الأكبر الذي يحدُّ من إنتاجيّتك؟ بالنسبة للعديد من الأشخاص فإن الجواب هو العادات السيئة، حيث لا يحصلون على ما يكفي من النوم، أو عدم تناول الأطعمة المناسبة، أو عدم ممارسة الرياضة، أو قلّة التركيز وهَلُمَّ جرّاً.

"Loop" هو تطبيق لتتبع السلوك وهو مُصمم لمساعدتك في التوقف عن ممارسة العادات السلبية، والبدء باتباع روتين وسلوكيّات صحيّة.

تطلب منك الأداة تحديد العادات التي ترغب في تتبعها، يمكنك الدخول إلى التطبيق كل يوم بعد إكمال المهام. وبمرور الوقت، سوف يلاحظ التطبيق أيًّ من العادات قد التزمت بتكرارها على نحوٍ ثابت ثم يمنح درجاتً لتلك العادات وترتبط هذا الدرجات بمدى تكرارك وانتظامك والتزامك بفعل تلك العادات التي وعدت بفعلها من البداية.

علاوةً على ذلك، فإن "Loop" مجانيّ، وهو مصدر مفتوح، ويعمل دون اتصال بالإنترنت، ولا يقوم بتتبع معلوماتك الشخصية.