تكلفة المشروع – خطة إدارة و تحليل وتقدير و مراقبة تكاليف المشاريع

تكلفة المشروع - خطة إدارة و تحليل وتقدير و مراقبة تكاليف المشاريع

إدارة التكاليف هي العملية التي يتم فيها تقدير تكاليف مشروع معين وتخصيصها والتحكم فيها، حيث يسمح للشركات بتحديد وتوقّع النفقات المستقبلية من أجل التأكد من عدم تجاوزها لميزانية الشركة.

يتم حساب التكاليف المتوقعة أثناء مرحلة التخطيط للمشروع ويجب اعتمادها قبل بدء العمل بالمشروع، ويتم توثيق النفقات وتعقبها أثناء تنفيذ المشروع بحيث تسير جميع العمليات ضمن خطة إدارة التكلفة. وبمجرد اكتمال المشروع، تتم مقارنة التكاليف المتوقعة بالتكاليف الفعلية، مما يوفر معايير محددة لخطط إدارة التكلفة المستقبلية وميزانيات المشاريع القادمة.

 طرق تقدير تكلفة المشروع

 طرق تقدير تكلفة المشروع

يستخدم المختصون في مجال إعداد وتقدير التكاليف مجموعة من تقنيات التسعير أو التقدير التي تسمح بإعداد خطة تكلفة بمستويات مختلفة من الدقة حيث يهدف مُقدّر التكلفة دائماً إلى إعداد أدق تقدير ممكن، فقد يتعين عليهم البدء بتقديرات أقل دقة أحياناً ومراجعتها بمجرد توضيح نطاق المشروع وحجمه النهائي، وهنا سنقوم بتوضيح أهم تقنيات تقدير التكلفة وأكثرها استخداماً: 

التقدير المُماثل (Analogous estimating)


يعتمد التقدير المماثل على الخبرات السابقة التي تم اكتسابها من مشاريع قديمة قامت بها الشركات، ويسمى أيضًا التقدير التنازلي أو التكلفة التاريخية، حيث يعتمد على بيانات مشاريع سابقة لتجهيز تقديرات التكاليف للمشاريع الجديدة التي تشابهها.

يتم إعداد التقدير المماثل بالاعتماد على أرشيف جاهز لهذا الغرض يتضمن بيانات المشاريع القديمة، وغالبًا ما يتم الاعتماد على المشاريع السابقة لنفس الشركة، عندما تقوم الشركة بتنفيذ مشروع بشكل متكرر أو مماثل لمشاريع قديمة، فإنها تقوم بالاستعانة بالبيانات الخاصة بهذه المشاريع واعتمادها في رسم خطة التكاليف للمشروع الجديد من خلال مقارنة أوجه التشابه بين هذه المشروعات.

التقدير التصاعدي (Bottom-up estimating)


يُطلق عليه أيضًا التقدير التحليلي، وهو أسلوب التقدير الأكثر دقة باستخدام أسلوب هيكل تجزئة العمل (Work Breakdown Structure - WBS) حيث يتم تقسيم مخرجات المشروع إلى سلسلة من الحزم تتكون كل حزمة من سلسلة من المهام، ويقوم فريق المشروع بتقدير تكلفة كل جزء من هذه المهام وصولاً إلى إنشاء تقدير تكلفة المشروع بأكمله من خلال تجميع تكاليف هذه الأجزاء أو المهام معاً، ومن هنا جاء اسم هذه الطريقة – التقدير التصاعدي تصاعديًا.

التقدير البارامتري (Parametric estimating)


يستخدم هذا النوع من التقديرات في المشروعات التي تتضمن مهاماً متشابهة ومتكررة، ويتم استخدامه لإنشاء تقدير تكلفة لمهمة أو وحدة واحدة ومن ثم ضرب عدد المهام أو الوحدات بتكلفة تلك المهمة أو الوحدة، وبهذا يتم الحصول على التكلفة الإجمالية للمشروع، ومن الأمثلة على هذا النوع من التقديرات هو تقدير تكلفة متر واحد من خط أنابيب مثلا، أو تكلفة طلاء مساحة معينة مثل السقف أو الحائط لمعرفة التكلفة الإجماليّة للمشروع بأكمله. ويجب التأكد دائماً من دقة تقدير المهمة أو الوحدة الواحدة.

تقدير تكلفة دلفي (Delphi cost estimation)


هو أسلوب تقدير تجريبي يعتمد على آراء أو إجماع الخبراء في مجال التقديرات حيث يقوم منسق المشروع بإرسال استبيانات تقدير التكلفة إلى مجموعة من الخبراء في جولتين أو أكثر، بعد كل جولة يقوم المُنسّق بإرسال موجز يحتوي على ملخص تقديرات الخبراء من الجولة السابقة موضحًا من خلالها الأسباب التي بُنيت أحكامهم على أساسها، وبالتالي يتم تشجيع الخبراء على مراجعة استبياناتهم السابقة بناء على التعليقات من الخبراء الآخرين، ومع تكرار هذه العملية سيتقلص نطاق الإجابات وتتقارب التقديرات وصولا إلى التقدير الدقيق أو الإجابة الصحيحة.

استشارة الخبراء (Expert judgment)


تعتبر هذه التقنية هي التقنية الأكثر استخدامًا خصوصًا في تقديرات المشاريع المتوسطة، ويتم إجراء تقدير الخبراء بواسطة متخصصين يعرفون مقدار تكلفة المشاريع المماثلة التي تم عملها في الماضي. على هذا النحو، فإن الخبراء يعتمدون بشكل أساسي على أوجه التشابه بين المشاريع السابقة والمستقبلية لإنشاء التقديرات وتعديلها. 

ونظراً لأنه من غير المحتمل أن يكون أي مشروعين متطابقين تماماً، يتم تقديم تقديرات الخبراء على شكل نطاق من القيم. في حين أن النطاق الواسع يعني عادةً أن هذه التقديرات لن يتم اعتمادها بشكل كبير، يشير المتخصصون في إدارة المشاريع إلى أن هذه التقديرات ذات النطاق الواسع تهدف فقط إلى الإشارة إلى جدوى المشروع وتقديم رقم تقريبي لمديري المشاريع. 

تكلفة الموارد (Resource costing) 


تكلفة الموارد هي طريقة رياضية بسيطة لحساب تكاليف توظيف موارد معينة للمشروع. يتم إجراؤه بسهولة عن طريق ضرب التكلفة بالساعة لتوظيف مورّد بعدد ساعات العمل المتوقعة.

التقدير من ثلاث نقاط (Three-point estimating)


 التقدير من ثلاث نقاط يستند إلى طريقة إحصائية تسمى تحليل البرنامج وتقنية المراجعة (Program Analysis and Review Technique PERT)، والتي تُستخدم لتحليل النشاط أو تكاليف المشروع أو المدة الزمنية من خلال تحديد التقديرات المتفائلة والمتشائمة والأكثر ترجيحًا لكل نشاط. 

يستخدم التقدير من ثلاث نقاط مجموعة متنوعة من طرق المعادلات لحساب التكاليف والمدة الزمنية المتوقعة من التكاليف والمدة الزمنية المتفائلة والتكاليف والمدة الزمنية المتشائمة والتكاليف والمدة الزمنية المُرجحة.  

استخدام برامج تقدير التكلفة (Estimating software)


يمكن لبرمجيات إدارة المشاريع تبسيط وتسريع وتحسين عملية تقدير التكلفة حيث يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من برامج إدارة المشاريع لإنشاء تقديرات التكلفة أو لتحديد مستويات عدم اليقين في تقديرات التكلفة من خلال استخدام أسلوب النمذجة الاحتمالية (probabilistic modeling). 


تقدير التكلفة المبدئية للمشروع 

تقدير التكلفة المبدئية للمشروع

تعتمد الشركات على تقرير التكلفة المبدئي في عملية الموافقة على إنشاء المشاريع الجديدة، ويلعب هذا التقرير دوراً هاماً في عملية تحديد نطاق المشروع في حال اعتماده والموافقة عليه.

إذا كانت تقديرات التكلفة مرتفعة للغاية، فقد تقرر الشركة تقليص حجم المشروع ليناسب ميزانيتها (من الضروري تأمين التمويل للبدء في المشروع)، وبمجرد بدء المشروع يتم استخدام تقدير التكلفة لإدارة جميع التكاليف التابعة له من أجل الحفاظ على المشروع في حدود الميزانية. 


تحليل تكاليف المشاريع 

تحليل تكاليف المشاريع

تم تصميم تحليل التكلفة في إدارة المشروع من أجل تقييم التكلفة مقارنة بالعائدات الواردة في مقترح المشروع. 

تبدأ هذه العملية بقائمة تتضمن جميع نفقات المشروع بالإضافة إلى العائدات التي سيتم تحقيقها بمجرد اكتمال المشروع بنجاح. 

بناء عليه، من الممكن حساب العائد على الاستثمار (Return on investment - ROI) ، ومعدل العائد الداخلي (IRR) ، وصافي القيمة الحالية (NPV) وفترة السداد. يحدد الفرق بين التكلفة والعائدات ما إذا كان المشروع يستحق البدء فيه أم لا.

فائدة

في معظم الحالات، إذا كانت التكلفة تساوي 50٪ من قيمة العائدات ولم تكن فترة السداد أكثر من عام واحد، فإن هذا المشروع يستحق البدء فيه. تحليل التكلفة والعائدات هو عملية تسمح للمؤسسات بتحليل القرارات أو الأنظمة أو العمليات أو تحديد قيمة الأصول غير الملموسة. ويمكن تنفيذ هذه العمليّة من خلال تحديد فوائد الإجراء والتكاليف المرتبطة به وطرح التكاليف من العائدات. 

بمجرد الانتهاء، سينتج عن تحليل التكلفة والعائدات نتائج ملموسة يمكن استخدامها لإنشاء استنتاجات معقولة حول الجدوى أو الفرصة التي تتمثل في اتخاذ قرار ما أو موقف معيّن. 

تتكون عملية تحليل التكلفة والعائدات لمشروع ما من 10 خطوات يمكن من خلالها التأكد من أن المشروع هو فرصة مناسبة أم لا،  هذه الخطوات هي:

  1. 1
    ما هي أهداف المشروع؟ قبل أن تقرر ما إذا كان المشروع يستحق البدء به أم لا، يجب أن يكون لديك فكرة واضحة ودقيقة عن أهدافه وماذا تريد أن تحقق منه.
  2. 2
    ما هي البدائل؟ قبل أن تتمكن من معرفة ما إذا كان المشروع هو المشروع الصحيح، فإنك تحتاج إلى مقارنته بالمشروعات الأخرى ومعرفة أيها أفضل.
  3. 3
    من هم الأطراف المهتمة؟ قم بإعداد قائمة بجميع أصحاب المصلحة في المشروع.
  4. 4
    ما هي المقاييس التي سوف تستخدمها؟ تحتاج إلى تحديد المقاييس التي ستقوم باستخدامها لقياس جميع التكاليف والعائدات.
  5. 5
    ما هي نتيجة حساب التكاليف والعائدات؟ تحتاج إلى معرفة تكاليف وعائدات المشروع ورسم خرائط لها على مدى فترة زمنية طويلة.
  6. 6
    ما هي العملة المشتركة؟ هنا، نأخذ جميع التكاليف والعائدات ونحولها إلى نفس العملة من أجل إجراء مقارنة حقيقية بينهما.
  7. 7
    ما هو معدل الخصم الذي سيتم تطبيقه؟ يعبر هذا عن مقدار الفائدة كنسبة مئوية من رصيدك خلال فترة معينة.
  8. 8
    ما هي القيمة الصافية الحالية لخيارات المشروع؟ هذا مقياس للربح يتم حسابه عن طريق طرح القيم الحالية للتدفقات النقدية الخارجة من القيم الحالية للتدفقات النقدية الواردة خلال فترة زمنية معينة.
  9. 9
    تحليل الحساسية؟ هي دراسة لكيفية تقسيم الشك في مخرجات المشروع على المصادر المختلفة للشك في مدخلاته. 
  10. 10
    قرار نهائي؟ الخطوة الأخيرة، بعد جمع كل هذه البيانات، هي اتخاذ الخيار الأفضل بناء على جميع التحليلات.

 مراقبة تكاليف المشروعات

 مراقبة تكاليف المشروعات

مراقبة التكلفة هي عملية قياس اختلاف التكلفة من بداية الخطة واتخاذ الإجراء المناسب بناء عليها، مثل زيادة الميزانية المخصصة للمشروع أو تقليل نطاق العمل لتصحيح تلك الفجوة. 

مراقبة التكاليف هي عملية مستمرة تتم طوال دورة حياة المشروع وينصّب التركيز هنا على التقارير الواضحة في الوقت المناسب بقدر ما يتم التركيز على القياس.  

إلى جانب مراقبة التكلفة تُعدّ خطة إدارة التكلفة مدخلاً أساسيًا للتحكم في التكلفة وتحتوي هذه الخطة على تفاصيل هامة مثل كيفية قياس أداء المشروع، وما هي نقاط المسار المحددة لهذا المشروع، وما هي الإجراءات التي سيتم اتخاذها في حالة الابتعاد عن هذا المسار المحدد؟ بالإضافة إلى قائمة الأشخاص والأدوار الذين لديهم السلطة التنفيذية لاتخاذ القرارات.


خطة إدارة موازنة المشروع

خطة إدارة موازنة المشروع

كل مشروع يتلخص حول المال، إذا كانت لديك ميزانية أكبر، فمن المحتمل أن تحصل على المزيد من الأشخاص للقيام بمشروعك بسرعة أكبر، لهذا السبب لا تكتمل أي خطة مشروع حتى تضع ميزانية محددة له، ولكن بغض النظر عما إذا كان مشروعك كبيراً أم صغيراً، وبغض النظر عن عدد الموارد والأنشطة الموجودة فيه، فإن عملية تحديد النتيجة النهائية هي نفسها دائمًا.  

تنبيه

من المهم الخروج بتقديرات مفصلة لجميع تكاليف المشروع وبمجرد تجميع ذلك، يمكنك إضافة تقديرات التكلفة إلى خطة الميزانية بعد ذلك يمكنك تتبع المشروع وفقًا لتلك الميزانية أثناء استمرار العمل.

في كثير من الأحيان، سيكون لديك توقع لمقدار التكلفة أو مقدار الوقت الذي سيستغرقه المشروع، وعندما تقوم بعمل تقدير في وقت مبكر من المشروع دون تجميع الكثير من المعلومات حوله، فإن هذا التقدير يسمى التقدير التقريبي وسيصبح هذا التقدير أكثر دقة مع مرور الوقت عندما تمتلك المزيد من المعلومات عن المشروع. 

 

برامج تقدير تكاليف المشاريع

برنامج Assemble Insight


هو حل برمجي قائم على السحابة يستخدم لإدارة البيانات والنماذج وهو مناسب للمقاولين العامّين وبناة المنازل والمهندسين ومقدري ما قبل البناء ومديري البناء.

برنامج Buildertrend


هو نظام يستخدم في إدارة عملية البناء، وهو مخصص للعاملين في بناء المنازل والمقاولين المتخصصين، والمقاولين العامّين، ويجمع هذا البرنامج بين جدولة المشروع وإدارة المشاريع والإدارة المالية وإدارة العملاء وإدارة الخدمة في برنامج واحد.

كنظام أساسي قائم على السحابة، يمكن الوصول إلى هذا النظام عبر الإنترنت باستخدام جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول. تطبيق Buildertrend متاح أيضًا لأجهزة iOS و Android لتخطيط مشاريع البناء أثناء التنقل.

برنامج Houzz Pro


هو برنامج يستخدم لإدارة المشاريع مصمم للشركات المتخصصة في مجال إعادة تصميم المنازل، يستطيع هذا البرنامج تبسيط العمليات على هذه الشركات من خلال وضع جميع احتياجات الشركة في مكان واحد. 

تشمل الميزات الرئيسية لهذا البرنامج توفير مخططات ثلاثية الأبعاد وميزة إدارة المشاريع وإدارة العملاء المحتملين مع توفير خيار لحفظ معلومات العميل، وأيضاً تشمل الميزات الإضافية نظام دفع متكامل عبر الإنترنت، ولوحات الإلهام، وسهولة في عملية التواصل.

برنامج CoConstruct


هو برنامج يستخدم في إدارة مشاريع البناء حيث يوفر لمنشئي المنازل أدوات لإدارة المشاريع والشؤون المالية والعملاء. 

يسمح للمستخدمين بمزامنة البيانات من التقديرات والمواصفات والاختيارات والعطاءات والطلبات والميزانيات مع برامج اخرى مثل QuickBooks أو عبر الإنترنت، ويمكن للمستخدمين إدارة مشاريعهم من الكمبيوتر اللوحي أو سطح المكتب، أو في الميدان باستخدام تطبيق الهاتف المحمول.

برنامج Esticom


هي عبارة عن منصة إنشاء وتقدير قائمة على السحابة تساعد المقاولين على إدارة مشاريع البناء من خلال الوصول الفوري إلى: العمالة والتسعير والخطط وقاعدة بيانات المواد.

أعجبك  المقال ؟

الكاتب

فريق روّاد

أضف تعليقاً:

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}