خطوات اعادة الهيكلة الادارية: دليل شامل لتحسين كفاءة المؤسسة

إذا كنت تبحث عن طريقة لتحسين أداء شركتك، فإن إعادة الهيكلة الإدارية هي خطوة فعالة لتحقيق ذلك، حيث تساعد إعادة الهيكلة الإدارية على تحديد العمليات الداخلية وتحديد مسؤوليات الموظفين بشكل أفضل، كما ويمكن أن تؤدي هذه الخطوة إلى زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتحسين الجودة.

من الأسباب الرئيسية لإعادة الهيكلة الإدارية هي التغييرات التي تحدث في السوق أو في البيئة التنظيمية، فإن كانت شركتك تواجه تحديات جديدة، فإعادة الهيكلة الإدارية يمكن أن تساعد على التأقلم مع هذه التحديات، كما يمكن أن تكون إعادة الهيكلة الإدارية طريقة فعّالة لتحسين الاتصال بين الموظفين وتحسين العلاقات بين الإدارات المختلفة في الشركة.

عملية إعادة الهيكلة الإدارية ليست بالأمر السهل، حيث تتطلب هذه العملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ بشكل جيد، ولهذا يجب عليك أن تدرس الوضع الحالي لشركتك وتحدد نقاط الضعف والتداخل في المهام، ثم يجب عليك وضع المهام الرئيسية المطلوبة من كل قسم ووضع الهيكل الإداري للإدارات وتحديد الشاغر منها، كما يجب أن تحرص في الحصول على دعم المسؤولين لعملية إعادة الهيكلة هذه.

أهمية إعادة الهيكلة الإدارية

تعتبر إعادة الهيكلة الإدارية من الخطوات الأساسية التي يجب على المؤسسات القيام بها لتحقيق النجاح والاستمرارية في العمل. فعندما تقوم بإعادة الهيكلة الإدارية، فإنك تقوم بتحليل كل العمليات الحالية وتحديد ما هو الأفضل لتحقيق الأهداف المرجوة بأسلوب أكثر فعالية وكفاءة.

ومن أهم أسباب إعادة الهيكلة الإدارية هو تحسين الأداء والإنتاجية وتحقيق أهداف الشركة بشكل أفضل. وبالتالي، يمكن أن تؤدي إعادة الهيكلة الإدارية إلى زيادة الأرباح وتحسين العلاقات بين الموظفين والإدارة والعملاء.

علاوة على ذلك، فإن إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحسين بيئة العمل وتحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل أفضل، مما يؤدي إلى تحسين العمليات الداخلية وتحسين جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة.

كما أن إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحديد الأولويات والأهداف الرئيسية للشركة، وبالتالي يمكن للشركة أن تركز جهودها على تحقيق هذه الأهداف بشكل أفضل.

بشكل عام، فإنّ إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحسين أداء المؤسسة وتحقيق الأهداف المرجوة بشكل أفضل، وبالتالي القدرة على تحقيق النجاح والاستمرارية في العمل.

الفرق بين الهندرة وإعادة الهيكلة

تعد إعادة الهيكلة الإدارية والهندرة من أهم الأدوات التي تستخدمها الشركات والمؤسسات لتحسين أدائها وتطويرها، وعلى الرغم من أنهما تتشابهان في بعض الجوانب، إلا أنهما تختلفان في المفهوم والآليات والنتائج، حيث يمكن تلخيص الفرق بينهما كما في الجدول التالي:

بشكل عام، يمكن القول إن الهندرة تتمحور حول إعادة هندسة وتحسين العمليات الإدارية والتنظيمية في المؤسسة، بينما تركز إعادة الهيكلة على تغيير هيكل المؤسسة وتنظيمها الإداري والتنظيمي بشكل شامل.

ومن الجدير بالذكر أن كلا الأداتين يمكن استخدامهما بشكل فعال لتحسين أداء المؤسسة وتطويرها، حيث يمكن اختيار الأداة المناسبة بينهما وفقًا لحجم ونوع المؤسسة والأهداف المرجوة.

أنواع إعادة الهيكلة

تتعدد أنواع إعادة الهيكلة الإدارية وفقًا للأهداف التي يراد الوصول إليها، تعرّف على أشهر أنواع إعادة الهيكلة كما هي بالترتيب التالي:

1. إعادة هيكلة العمليات

تهدف هذه العملية إلى تحسين عمليات المؤسسة وجعلها أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تصميم العمليات وتحديد المسؤوليات والتدريب على الممارسات الجديدة.

2. إعادة هيكلة الموارد البشرية

تهدف هذه العملية إلى تحسين إدارة الموارد البشرية وجعلها أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تصميم هيكل التنظيم وتحديد المسؤوليات والتدريب على الممارسات الجديدة.

3. إعادة هيكلة الديون

تهدف هذه العملية إلى تحسين الوضع المالي للمؤسسة وتخفيض مستوى الديون، ويتم ذلك عن طريق إعادة جدولة الديون وتحديد الأولويات وتقليل المصروفات الزائدة.

4. إعادة هيكلة الأصول

تهدف هذه العملية إلى تحسين الوضع المالي للمؤسسة وجعلها أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تقييم الأصول والتخلص من الأصول الزائدة وتحديد الأولويات.

5. إعادة هيكلة الشركات

تتم هذه العملية في حالة الاندماج أو الاستحواذ، وتهدف إلى تحسين الوضع المالي للشركة وتحديد المسؤوليات وتحسين العمليات.

6. إعادة هيكلة الإدارة

تهدف هذه العملية إلى تحسين هيكل التنظيم وجعله أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تصميم هيكل التنظيم وتحديد المسؤوليات وتدريب الموظفين على الممارسات الجديدة.

خطوات إعادة الهيكلة الإدارية

تحليل الوضع الحالي

قبل الشروع في أي عملية إعادة هيكلة إدارية، يجب عليك تحليل الوضع الحالي للشركة أو المؤسسة، ويتضمن ذلك تقييم الأداء المالي والإداري والتنظيمي وتحديد نقاط القوة والضعف في الهيكل الإداري الحالي، حيث يمكنك استخدام الجداول والرسوم البيانية لتوضيح البيانات وتسهيل عملية التحليل.

تحديد الأهداف والرؤية

بعد تحليل الوضع الحالي، يجب عليك تحديد الأهداف والرؤية الجديدة للشركة أو المؤسسة، ويمكن أن تشمل هذه الأهداف زيادة الإنتاجية، وتحسين جودة المنتجات أو الخدمات، وتقليل التكاليف، وزيادة حصة السوق، وتحسين العلاقات بين الموظفين والعملاء، وغيرها من الأهداف المتعلقة بالنجاح والتطور المستمر للشركة أو المؤسسة.

تحديد الهيكل الجديد والوظائف

بعد تحديد الأهداف والرؤية، يجب عليك تحديد الهيكل الجديد للشركة أو المؤسسة، ويتضمن ذلك تحديد عدد الإدارات وأقسام كل إدارة وتحديد الوظائف المطلوبة لكل قسم، حيث يمكنك استخدام الجداول والرسوم البيانية لتوضيح الهيكل الجديد وتسهيل عملية التحديد.

تحديد الإجراءات والسياسات الجديدة

بعد تحديد الهيكل الجديد والوظائف، يجب عليك تحديد الإجراءات والسياسات الجديدة التي يجب اتباعها في الشركة أو المؤسسة، ويمكن أن تشمل هذه الإجراءات والسياسات الجديدة إجراءات التوظيف والتدريب والتقييم، وسياسات العمل والسلامة والصحة المهنية، وسياسات الجودة والإنتاجية، وغيرها من الإجراءات والسياسات المتعلقة بالعمل الإداري والتنظيمي.

تنفيذ الخطة

بعد تحديد الإجراءات والسياسات الجديدة، يجب عليك تنفيذ الخطة الجديدة للهيكل الإداري، حيث يجب أن يتم تعيين الأشخاص المناسبين لكل وظيفة وتحديد مهامهم ومسؤولياتهم بشكل واضح، كما ويجب أن يتم تدريب الموظفين على السياسات والإجراءات الجديدة وتوفير الدعم اللازم لهم لتنفيذ المهام بكفاءة وفعالية، بالإضافة إلى إعداد نظام لمراقبة وتقييم الأداء للتأكد من أن الهيكل الإداري الجديد يعمل بشكل صحيح ويحقق الأهداف المحددة. وبعد ذلك، يجب الاستمرار في تحسين وتطوير الهيكل الإداري لتلبية احتياجات المنظمة وتحقيق أهدافها.

التحديات التي قد تواجه عملية إعادة الهيكلة الإدارية

تواجه عمليات إعادة الهيكلة الإدارية العديد من التحديات التي يتعين على المسؤولين عنها معالجتها بشكل فعّال، ومن أبرز هذه التحديات:

• مقاومة التغيير: قد يواجه الموظفون والقيادات داخل المؤسسة صعوبة في التأقلم مع التغييرات الجديدة التي يجلبها المشروع، وهنا يجب على القيادات التواصل بشكل فعال مع الموظفين وتوضيح الأهداف والفوائد المرتقبة من عملية الهيكلة الإدارية.
• تحديات التنفيذ: يتعين على القيادات والمشرفين على المشروع ضمان تنفيذ الخطط بشكل صحيح وفعال، حيث يجب عليهم تحديد المهام والمسؤوليات بوضوح وإعداد جداول زمنية محددة لتنفيذ كل خطوة في المشروع.
• تحديات التواصل: يجب على القيادات توضيح الأهداف والفوائد المرتقبة من عملية الهيكلة الإدارية لجميع أفراد المؤسسة، كما ويجب عليهم توضيح الأثر الإيجابي الذي ستحققه الهيكلة على المؤسسة وعلى الموظفين على حد سواء.
• تحديات الموارد: قد تتطلب عملية إعادة الهيكلة الإدارية الكثير من الموارد المالية والبشرية، لذا يجب على القيادات التأكد من توفر هذه الموارد وتخصيصها بشكل صحيح لتنفيذ المشروع بشكل فعال.
• تحديات الوقت: يتعين على القيادات تحديد جداول زمنية محددة لتنفيذ كل خطوة في العملية، كما ويجب عليهم ضمان تنفيذ الخطط بشكل سريع وفعال لتحقيق أفضل النتائج في أقصر وقت ممكن.

لتجاوز هذه التحديات، يجب على القيادات الاستعانة بخبراء في مجال إعادة الهيكلة الإدارية وتحديد الأولويات والتركيز على الجوانب الأكثر أهمية والتي ستحقق أفضل النتائج للمؤسسة، كما ويجب أيضاً توفير التدريب اللازم للموظفين لتعلم المهارات الجديدة وتحسين أدائهم في المؤسسة.

الخلاصة

إنّ إعادة الهيكلة الإدارية هي عملية تستهدف تحسين أداء المؤسسة وزيادة كفاءتها وتحسين جودة الخدمات التي تقدمها، ومن الجدير بالذكر أنه يجب أن تتم هذه العملية بحذر وأن يتم دراستها جيداً قبل الشروع فيها، حيث يجب أن يتم تحديد الأهداف والخطط والمراحل اللازمة لتحقيقها.

في البداية، يجب أن يتم تقييم الوضع الحالي للمؤسسة وتحديد نقاط الضعف والتحديات التي تواجهها، ومن ثم تحديد الخطوات اللازمة لتحسين هذه النقاط وتجاوز هذه التحديات.

ثم، يجب تحديد هيكل المؤسسة الجديد وتحديد الأدوار والمسؤوليات الجديدة للموظفين والأقسام، وتحديد العلاقات بين الأقسام والموظفين والمديرين.

وبعد ذلك، يجب تطبيق خطة العمل المحددة وتحقيق الأهداف المرجوّة، ومن ثم تقييم النتائج وتحديد ما إذا كانت العملية ناجحة أم لا، ثم إجراء التعديلات اللازمة لتحسين الأداء وتحقيق الأهداف المحددة.

وأخيراً، يجب أن يتم تطبيق عملية إعادة الهيكلة الإدارية بحذر وأن يتم دراستها جيداً قبل الشروع فيها، كما ويجب أن يتم توفير الدعم اللازم للموظفين والأقسام والمديرين لتحقيق النجاح في هذه العملية.