معنى مؤشر الأداء الرئيسي – ماهو وكيف يقاس [KPI] بالعربي

ما الذي يجعل مؤشرات قياس الأداء الرئيسية (KPI) فعالة؟

والآن بعد أن علمنا أنَ الـ (KPI) يشير إلى مؤشرات قياس الأداء الرئيسية، فإنَ أهمية مؤشرات الأداء تعادل أهمية الإجراء الذي يُحفزه. وغالباً ما تتبنى المنظمات بصورة عشوائية مؤشرات قياس الأداء الرئيسية المعترف بها في مؤسساتٍ مرموقة ثم تتساءل عن السبب في أن مؤشرات قياس الأداء الرئيسية لا تعكس أعمالها الخاصة ولا يُحدث أي تغيير إيجابي.

 إنَ أحد أهم جوانب مؤشرات قياس الأداء الرئيسية، والتي غالبًا ما يتم التغاضي عنها، هو كونها شكل من أشكال التواصل والتنسيق بين أجزاء الشركة، حيث أنها مقيدة وخاضعة لنفس القواعد وأفضل الممارسات مثل أي شكل آخر من أشكال التواصل والتنسيق بين أعضاء فريق العمل أو رؤساء الأقسام. وﻣﻦ الأرجح أن ﻳﺘﻢ اﺳﺘﻴﻌﺎب اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت المختصرة واﻟﻮاﺿﺤﺔ وذات الصلة أيضاً والتعامل معها عندما تكون متاحه لجميع صناع القرار داخل الشركة وبشكل مرئي يعتمد على تحديث فوري وتلقائي كما هو التقرير الموضح في الأدنى:

وفيما يتعلق بتطوير استراتيجية لصياغة مؤشرات قياس  أداء رئيسية (performance indicators)، يتوجب على فريقك البدء بالأساسيات وفهم ماهية أهدافك التنظيمية، وكيف تخطط لـ تحقيق الأهداف، ومن يمكنه التصرف بشأن هذه المعلومات.

حيث يجب أن تكون هذه عملية تكرارية تتضمن تعليقات من المحللين ورؤساء الأقسام والمدراء. وعند تجميع آراء الفريق المذكور، ستحصل على فهم أفضل وأعمق لعمليّات الأعمال ومؤشرات قياس الأداء التي يجب قياسها باستخدام لوحة عرض مؤشرات قياس الأداء الرئيسية (KPI) ومع من يجب أن تتم مشاركة هذه المعلومات.

كيفية كتابة وتطوير مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPIs

عند كتابة أو تطوير مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI، فإنك تحتاج إلى النظر في كيفية ارتباط مؤشرات الأداء الرئيسية بنتائج أعمالٍ معينة أو هدفٍ معين. حيث يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية معدَة خصيصاً لتلائم حالة عملك ويجب تطويرها لمساعدتك في تحقيق الأهداف الخاصة بك.

قم باتباع هذه الخطوات عند كتابة مؤشر الأداء الرئيسي KPI:

اكتب هدفًا واضحًا لمؤشر  الأداء الرئيسي KPI الخاص بك

إنَ كتابة هدف واضح لمؤشر الأداء الرئيسي KPI الخاص بك يعد من أهم الأجزاء - إنْ لم يكن الأكثر اهميةً على الإطلاق- في تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).

يجب أن يرتبط مؤشر الأداء الرئيسي  KPI ارتباطًا وثيقًا بأحد أهداف العمل الرئيسية. والذي يجب أن يكون جزءًا لا يتجزأ من نجاح المؤسسة وليس مجرد هدف تجاري، أو شيء قد يعتقد شخص ما في مؤسستك أنه هو المهم فقط.

وإلا فإنك تعمل على تحقيق الأهداف التي تُخفق في معالجة مُخرجات العمل المنشودة. وهذا يعني أنك في أفضل الأحوال تعمل من أجل هدف ليس له أدنى تأثير على مؤسستك. وفي أسوأ الأحوال، سيُسفر عن إهدار الوقت والمال والموارد الأخرى التي كان من الأفضل توجيهها إلى مكان آخر.

والمفتاح الرئيسي هو: يجب أن تُعبر مؤشرات قياس الأداء الرئيسية عن شيء استراتيجي فيما تحاول منظمتك القيام به وبذلك يجب أن تكون أكثر من مجرد أرقام عشوائية.

يمكنك (أو يجب أن تكون قادراً على) معرفة الكثير عن نموذج أعمال الشركة فقط من خلال النظر إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها.

راجع مؤشر الأداء الرئيسي KPI أسبوعياً أو شهرياً

إنَ التحقق من مؤشرات الأداء الرئيسية  KPI الخاصة بك بشكل منتظم يُعد أمرًا ضروريًا لصيانتها وتطويرها، حيث من الواضح أن تتبع تقدمك في ضوء مؤشر الأداء الرئيسي KPI  أمرٌ مهم (ما الذي سيكون له فائدة من إنشائه وتحديده في المقام الأول؟)بنفس القدر من الأهمية، تتبع تقدمك حتى تتمكن من تقييم و قياس مدى نجاحك في تطوير مؤشر الاداء الرئيسي في المقام الأول.

ليست كل مؤشرات الأداء الرئيسية KPI  ناجحة. فبعضها تمتلك أهدافاً غير قابلة للتحقيق (أكثر عن المذكورة أدناه). ويُخفق بعضها الآخر في تتبع هدف العمل الأساسي والذي كان من المفترض تحقيقه. تستطيع أن تُقرر أنه قد حان وقت تغيير مؤشرات الأداء الرئيسية KPI الخاصة بك فقط من خلال التدقيق المنتظم.

تأكد من قابلية مؤشر الأداء الرئيسي KPI للتنفيذ

إن جعل مؤشرات الأداء الرئيسية KPI قابلة للتنفيذ هي عملية من خمس خطوات:

1-  مراجعة أهداف العمل

2-  تحليل أدائك الراهن

3-  وضع أهداف KPI قصيرة وطويلة الأمد

4-  مراجعة الأهداف مع فريقك

5-  استعراض التقدم المُحرز وإعادة ضبطه

(لقد شرحنا معظم هذا مسبقاً، لكن الأمر يستحق التركيز على الحاجة إلى وضع أهداف لكل من المدى القصير والبعيد. فبمجرد تعيين هدف باستخدام مخطط زمني في المستقبل (على سبيل المثال، في الفصول القليلة التالية أو بداية السنة المالية)، يمكنك عندئذٍ الرجوع إلى الخلف وتحديد المعالم التي ستحتاج إلى الوصول إليها في الطريق إلى تلك المرحلة المستقبلية.

لنفترض على سبيل المثال أنك تريد تسجيل 1500 مشترك في الربع الأول من العام. فأنت بالتأكيد ستحتاج إلى تعيين أهداف شهرية أو كل أسبوعين أو حتى أسبوعياً للوصول لذلك الهدف . وبهذه الطريقة، ستتمكن من إعادة تقييم طريقها وتغييره باستمرار حسب الحاجة لتحقيق الهدف على المدى الطويل.

حيث يمكنك تقسيم الأهداف بالتساوي وفقاً لكل شهر. وفي هذه الحالة سيكون 500 اشتراك في كلٍ من يناير وفبراير ومارس.

هناك أيام أكثر في يناير ومارس من فبراير، لذلك قد ترغب في تحديد هدف 600 لتلك الأشهر. أو ربما تحصل عادةً على عدد أكبر من الزيارات إلى مواقعك الإلكتروني في شهر فبراير (ربما يكون لشركتك حضور في معرض تجاري كبير) لذلك قررت تحديد هدف 800 في ذلك الشهر.

أياً كان، كن حريصاً على تقسيم أهداف مؤشر الأداء الرئيسي KPI الخاصة بك لتحديد أهداف قصيرة الأجل.

قُم بتطوير مؤشر الأداء الرئيسي KPI الخاص بك ليُلائم الاحتياجات المتغيرة للعمل

إنَ مؤشرات الأداء الرئيسية KPI  التي لم يتم تحديثها على الإطلاق تُصبح مهملة.

لنفترض، على سبيل المثال، أن مؤسستك بدأت مؤخراً في إنشاء خط إنتاجٍ جديد أو قامت بالتوسع في الخارج. فإن لم تقم بتحديث مؤشرات الأداء الرئيسية KPI الخاصة بك، فسوف يستمر فريقك في تعقب الأهداف التي لا تجسد بالضرورة التغيير في الاتجاه التكتيكي أو الاستراتيجي.

قد تظن، استنادًا إلى نتائجك، أنك تواصل الأداء على مستوى عالٍ. لكن في الحقيقة، على الرغم من ذلك، قد تقوم بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية KPI التي تفشل في التقاط التأثير الذي تحدثه جهودك على الأهداف الاستراتيجية الأساسية.

إنَ مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية KPI الخاصة بك شهرياً (أو، في أفضل الأحوال، أسبوعياً)سوف تمنحك فرصةً لتحسين أو تغيير المسار بالكامل.

بل إنك قد تجد طرق جديدة وربما أكثر كفاءةً للوصول إلى نفس الوجهة.

ضم مؤشرات الأداء الفردية معاً

إنَ مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI تُعد أداةً أساسيةً لقياس مدى نجاح أعمالك و قياس أداء شركتك والعاملون فيها، وإجراء التعديلات اللازمة لإنجاحها.

مع ذلك، إنَ الفائدة المرجوة من مؤشرات الأداء الفردية،مؤش ،لها حدود معينة.

إنَ الجزء الاكثر أهمية من أي مؤشر قياس أداء رئيسي KPI هو فائدته، فبمجرد فقدانه لهذه الفائدة، يجب ألا تتردد في استبعاده والبدء في النظر في مؤشرات أخرى جديدة تتوافق بشكلٍ أفضل مع أهداف عملك الأساسية.

 أهم الأسئلة الشائعة حول مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI:

ماذا يعني KPI؟

KPI هي اختصار لمؤشر الأداء الرئيسي.

ما هو مؤشر الأداء الرئيسي KPI؟

KPI هي قيمة قابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق الأهداف التجارية الرئيسية.

ما هي الفائدة المرجوة من مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI ؟

أهمية مؤشرات الأداء

تكمن أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية KPI  في كونها تسلط الضوء على أداء الأعمال في الشركات، ويستخدمها الأفراد والمؤسسات لتقييم مدى نجاحهم في الوصول إلى الأهداف البالغة الأهمية. قد تُركز مؤشرات الأداء الرئيسية عالية المستوى على الأداء العام للمؤسسة، في حين قد تُركز مؤشرات الأداء الرئيسية ذات المستوى المنخفض على العمليات داخل الأقسام.

ومن أهمية مؤشرات الأداء أيضًا تقييم و قياس أداء العاملين داخل الشركات، تحسين وتطوير كافة العمليات الداخلية والخارجية للمؤسسة.

كيف يمكنني إنشاء مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI؟

دعنا نفترض أنَ هدفك  هو زيادة مبيعات الكتب لهذا العام. سوف تسمي مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI، مؤشر الأداء الرئيسي KPI الخاص بمبيعات الكتب. إليك كيفية تحديد مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI :

  ماذا: زيادة مبيعات الكتب بنسبة 15 ٪ هذا العام.

  لماذا: سيسمح لك تحقيق هذا الهدف بتوظيف وكيل آخر.

  القياس: سيتم قياس التقدم المحرز على أنه زيادة في عدد الكتب المباعة والإيرادات الناتجة.

  كيف: يمكنك زيادة حركة ارتياد موقعك عبر مدونة تركز على الموضوعات المتعلقة بمجال النشر .

  من: مدير تسويق المحتوى سيكون مسؤولاً عن مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI.

  النتيجة: ستزداد مبيعات الكتب بنسبة 15٪ هذا العام.

  متى: سيتم مراجعة تقدم مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI شهرياً.

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية KPI التي يجب استخدامها؟

لا يوجد شيء ك" مؤشر أداء رئيسي KPI مثالي .". يكون فقط مؤشرات قياس الأداء الرئيسية مثالياً عندما يناسب أهدافك الخاصة ويعمل على تحقيق الأهداف المرجوة.

حدد الأهداف الأكثر أهمية بالنسبة لك وفريقك و / أو شركتك، وقم بفحصها.

متى يجب عليَ استخدام مؤشر الأداء الرئيسي KPI؟

قُم باستخدام مؤشر الأداء الرئيسي KPI عندما تحتاج إلى تتبع التقدم نحو هدفٍ ما بمرور الوقت.

ما أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية KPI ؟

يعتمد السعي إلى تحقيق الأهداف على تحقيق النتائج المركزة والمتناسقة. لذلك تعد مؤشرات الأداء الرئيسية KPI مهمة لأنها بمثابة دليل إرشادي لتصل للمكان الذي تريد أن تكون فيه، وتضمن متابعة تحقيق الأهداف الاستراتيجية .