أدوات إدارة المشاريع – دليل برامج شامل

دليل أدوات وبرامج إدارة المشاريع

هل ما زالت عملية إدارة المشاريع (Project Management) غير فعّالة بالنسبة لك وتستهلك كثيراً من الوقت؟ هل لا زلتَ تقوم بتحديث جداول البيانات بشكل متكرر، وتغرق في ملاحظاتها وتشارك في اجتماعات التحديث الأسبوعية؟

باستخدام أدوات إدارة المشاريع  والبرامج المناسبة يمكن لمهامك أن تصبح أسهل وأسرع ويمكنك التحكم بمشروعك ومراقبة كافة العمليات المتعلقة به.

يوجد هذه الأيّام أكثر من أداة مناسبه لإدارة المشاريع، ممّا يساعدك على البقاء مسيطراً على اي مشروع.

تعرف على الأدوات التي ستساعدك على إدارة المشاريع بصورة أفضل، واختر الأداة التي ستناسب مشروعك. 

أهمية استخدام التطبيقات لإدارة المشروع 

أهمية استخدام تطبيقات لإدارة المشروع

إنّ الهدف الأساسي من برنامج إدارة المشاريع هو تقديم المساعدة لمديري المشاريع أثناء عملية تنفيذ المشروع خلال مراحله المختلفة، في هذا الصدد، تتمتّع المنصات المتكاملة في إدارة المشاريع بالعديد من المزايا، من خلال توحيد عملية تخطيط المشروع، وإدارة الموارد بشكل فعّال، وتنسيق التعاون بين أعضاء فريق العمل، وتنظيم عملية التمويل والفواتير المالية، ومتابعة سير العمل وإعداد التقارير المتعلقة به.

كل هذا يساعدك على إدارة مشروعك من الألف الى الياء. و بالتالي هذه هي الفوائد التي ستجنيها:

  1. 1
    التخطيط السهل والسريع للمشروع.
  2. 2
    التوازن في عملية إدارة الموارد.
  3. 3
    تحسين التعاون بين أعضاء فريق العمل.
  4. 4
    إدارة ميزانيّة المشروع في الوقت المطلوب.
  5. 5
    تقارير دقيقة ومُحدثة.
  6. 6
    تنظيم عملية التواصل الداخلي والخارجي بشكل فعّال.
  7. 7
    تعزيز رضا العملاء.

برنامج إدارة المشاريع المجانية مفتوحة المصدر

هو برمجية مجانية ومفتوحة المصدر تُستخدم في عملية إدارة المشاريع بشكل احترافي، وقد تم تصميم هذه الأداة لمساعدتك على إدارة المشروع بشكل سهل وبكفاءة عالية وبدون عناء وجهد كبير. 

TaskJuggler

المميزات:

  •  سهل التثبيت على جميع أنظمة التشغيل.
  • يتيح لك النّظام التّخطيط والتعاون وتحقيق الأهداف والنّجاح بشكل منهجيّ.
  • يدعم عدة مناطق زمنية.
  • يدعم عدة مناطق زمنية.
  • معالجة خالية من الأخطاء للتّكلفة وحساب التّكلفة.
  • يسمح للمستخدمين بإدارة مهام وموارد المشروع.
  • تستطيع استخدامه لتحرير وتعديل المهام المتعلقة بالمشروع.
  • عملية إدارة قوية لقائمة المهام.
  • يقدّم دليلاً إرشادياً مفصّلاً.
  • عملية تثبيت سهلة.
  • يعمل على العديد من أنظمة التشغيل.
  • التوافق مع محررات النصوص المختلفة مثل Vim.

عندما يتعلّق الأمر بإدارة المهام، فمن الطّبيعي جداً أن تفقد السيطرة أحياناً على المهام المعقّدة في مرحلة ما خلال عملية تنفيذ المشروع، لذلك يمكن أن يقوم برنامج مصمم لهذه المهمة بمساعدتك على تنفيذ هذه المهام والالتزام بالجدول الزمني دون أية مشاكل. هذا البرنامج (TaskJuggler) مكتوب بلغة Ruby وهو برنامج مفتوح المصدر وسهل التثبيت أيضاً.

أداة TaskJuggler لإدارة المشاريع تتضمن مجموعة من مكتبات وأدوات أوامر العمل، حيث يستطيع هذا البرنامج تخطيط مهامك الفردية ويقدم لك الحلول للمشاكل التي قد تتعرض لها بشكل اوتوماتيكي، وأيضاً يمكنك من تحديد المخطط الزمني وإضافة أي تعديلات على مخطط جانت، كما أنه يسهل تخصيص استخدام الموارد والميزانية.

تعد TaskJuggler أداة قويّة للغاية مع مجموعة كاملة من ميّزات إدارة الوقت والموارد والتكلفة بالإضافة الى ميزات إعداد التقارير الخاصة، إذ تمكّنك هذه الأداة من تصوُّر حالة مشروعك بناءً على الوقت والتكلفة والموارد، باختصار فإن هذه الأداة تتيح لك إعداد وصفٍ كامل لمشروعك ومهماته وإدارتها في الوقت المطلوب.

يُمكّنك استخدام برنامج Freedcamp من إنهاء أي مشروع بنجاح، حيث يعتبر من أقوى الأنظمة المجانية مفتوحة المصدر لإدارة المشاريع.

Freedcamp

المميزات:

  1. 1
    يمتلك لوحة تحكّم قويّة.
  2. 2
    برنامج ذو تصميم سلس وسريع الاستجابة.
  3. 3
    برنامج ذو تصميم سلس وسريع الاستجابة.
  4. 4
    سهولة التنقل والتبديل بين المشاريع والتطبيقات المختلفة من خلال ميزة منتقي المشروع.
  5. 5
    تسهيل عملية فرز وتنظيم مشاريعك.
  6. 6
    يوفر ميزّة مشاركة التقويم.
  7. 7
    يستطيع البرنامج إنشاء وتنظيم مهامك في مكان واحد.
  8. 8
    خاصية تتبع الوقت.
  9. 9
    خاصية تتبع المشكلة.
  10. 10
    تستطيع إضافة الاتصالات عبر وسائل التواصل الاجتماعي من خلال لوحة التحكم.
  11. 11
    تستطيع ربط ودمج مشاريعك مباشرة مع برنامج Zapier.           
  12. 12
    يقدم الاشتراك المميز بهذا البرنامج خاصية التكامل مع تقويم جوجل (Google Calendar) وجوجل درايف (Google Drive) و دروب بوكس (Dropbox)

برنامج Freedcamp لإدارة المشاريع هو برنامج مجاني إلى الأبد مع امتلاكه مميزات أساسية لعدد غير محدود من المُستخدِمين والمشاريع والمهام، بالإضافة إلى مساحة تخزينيّة غير محدودة.

هو برنامج مفتوح المصدر لإدارة المشاريع يُعرَف على نطاق واسع على أنه البديل المناسب لبرنامج مايكروسوفت لإدارة المشاريع (Microsoft Project)، وقد تم ذِكر هذا البرنامج مؤخراً من قبل مجلة CIO على أنه برنامج قابل للتطوير والاستخدام من قبل الشركات الصغيرة وحتى كبرى الشركات العملاقة. 

وأيضاً فقد حقق البرنامج إنجازاً ملحوظاً مؤخراً من خلال تخطي عدد المستخدمين لمليون و15 ألف مستخدم حول العالم وحقق ما يزيد عن 4 مليون عملية تنزيل وتثبيت في أكثر من 200 دولة.

ProjectLibre

المميزات:

  • متوافق مع نظام مايكروسوفت لإدارة المشاريع (Microsoft Project).
  • القدرة على استيراد المعلومات وتصديرها إلى البرامج الأخرى.
  • استخدام مخططات جانت (Gantt charts).
  • استخدام مخططات الشبكة (Network diagrams).
  • استخدام مخططات هيكل توزيع العمل (Work breakdown structure charts).
  • استخدام مخططات هيكل توزيع الموارد (Resource breakdown structure charts).
  • حساب التكلفة.
  • الرسوم البيانية للموارد.
  • يحتوي على خاصية تحديد التبعيات.
  • إنشاء خط أساس المشروع بسهولة، وتحديد العمل وتخصيص الموارد.
  • خاصية إعداد التقارير.

بفضل انتشاره العالمي الهائل، يُعتبر هذا البرنامج نظام إدارة المشاريع مفتوح المصدر المفضّل للكثير من الناس، وحيث أنه مكتوب بلغة جافا، فالبرنامج مثالي ومناسب لجميع أحجام فرق العمل، والمشاريع البسيطة وحتى المعقدة. يدعم ProjectLibre لغات متعددة وتمت ترجمته إلى 21 لغة.

استخدم ProjectLibre لتستطيع القيام بقياس أدائك، وتحديد مشكلاتك وتوسيع نطاق العمل بالسرعة اللازمة، واستخدام نهج نظامي قائم على البيانات لكل مشروع.

 

أفضل برامج إدارة المشاريع المدفوعة

1. البرنامج الأفضل لأتمتة سير العمل: Monday.com


1. البرنامج الأفضل لأتمتة سير العمل Monday.com

 يقدم موقع monday.com واجهة واضحة وسهلة الاستخدام لمساعدتك على رؤية بيانات مشروعك المهمة في لمحة سريعة.

يعد monday.com برنامجاً رائعاً لإدارة المشاريع نظراً لابتعاده عن الكثير من أدوات الإدارة التقليدية وتركيزه على استخدام تخطيطات بسيطة وبديهية وواضحة تساعد في توضيح تسلسل العمل.

تتضمن ميزات monday.com لإدارة المشاريع إدارة الموارد والمشاريع وتتبع الوقت وتعزيز التعاون وميزات إعداد التقارير؛ على سبيل المثال، يمكن للمستخدمين تحميل الملفات وإرفاقها بالبطاقات وإبداء التعليقات والإشارة إلى زملائهم في الفريق، بالإضافة إلى ميزات أخرى، كما أنه يوفر لوحة معلومات رائعة لإعداد التقارير عن المشروع بحيث يمكنها جمع البيانات من لوحات متعددة، مما يسمح بتتبع التقدّم على نحو أفضل.

وعلى الرغم من أن موقع monday.com لا يقدم مجموعة كاملة من الأدوات المخصصة للمحاسبة وتتبع الفواتير، لكن يمكن استخدام موقع monday.com لتتبع الساعات والجداول الزمنية والفواتير.

بشكل عام، إنها أداة قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة تتيح لك العمل بأي منهجية - كانبان (kanban) أو غير ذلك - بحيث تناسب مشروعك وفريقك، ستجد أيضاً بعض الأدوات التي تتيح لك أتمتة أجزاء من عملية إدارة المشروع.

تبدأ قيمة الاشتراك بهذا الموقع من 17 دولار شهرياً لاثنين من المستخدمين. 


الإيجابيات:

  1. 1
    تركيز كبير على تنسيق التعاون بين أعضاء الفريق.
  2. 2
    إمكانيّة التكامل مع عدد كبير من البرامج.
  3. 3
    سهولة تخصيص سير العمل أو لوحة عمل.
  4. 4
    التخصيص المفيد للترميز المرئي / اللوني.

السلبيات:

  1. 1
    قواعد تسعير معقّدة.
  2. 2
    لا يوجد خيار لإنشاء مهام متكررة.

2.الأفضل من حيث المرونة والقابلية العالية للتخصيص: Smartsheet


2.الأفضل من حيث المرونة والقابلية العالية للتخصيص Smartsheet

Smartsheet هي أداة لإدارة المشاريع تشبه في عملها جداول البيانات، وقد فازت ببعض الجوائز لأنها أصبحت بشكل سريع تطبيق إدارة المشاريع المفضّل. 

إذا كنت تعمل بشكل جيد على برنامج اكسل (Excel) ولكنك تعبت من استخدام المعادلات المعقدة فإن هذا البرنامج سيكون خياراً رائعاً بالنسبة لك، حيث يقوم Smartsheet بإجراء جميع العمليات الحسابية لك عبر أوراق العمل المتعددة، ويمكنك أيضاً من إضافة شعارات مخصصة للعلامة التجارية وتعيين سمات الألوان لكل مشروع .

يحتوي Smartsheet على ميزات مفيدة لعملية إدارة المشاريع مثل أتمتة سير العمل (workflow automation) وعرض المهام من خلال مخططات جانت (Gantt)، بالإضافة إلى التقويم ونظام البطاقات.

ومن أجل إبقاء جميع أعضاء فريق العمل على اطّلاع يتم إخطارهم بالتغيرات المهمة في الوقت المناسب، إذ توفر الأداة طرق عرض قابلة للتشارك، وسجلاً بالتعديلات، وسجلات للنشاطات، وتنبيهات آلية وتذكيرات وتقارير حول حالة المشروع.

تسلط ميزة المسار الحرج الضوء على جميع المهام التي تؤثر بشكل مباشر على تاريخ الانتهاء من المشروع لمراقبة المعالم الهامة له، ويعد إعداد التقارير ميزة قوية لهذه الأداة، مع وجود تقارير موجزة قابلة للتحرير يمكنك تصديرها بسهولة إلى اكسل.

تبدأ تكلفة Smartsheet من 14 دولارًا لكل مستخدم شهرياً وتقدم نسخة تجريبية مدتها 30 يوماً.


الإيجابيات:

  • إمكانية ربط أوراق العمل ببعضها.
  • يحتوي على العديد من القوالب الجاهزة للمشاريع والموارد.
  • سهولة المشاركة.
  • لوحات معلومات قابلة للتخصيص بسهولة.

السلبيات:

  • تقتصر ميزة الربط مع برامج أخرى مثل Jira و Salesforce و Dynamics على المشاركين في الباقة المتميزة (Premier plan).
  • لا يتم تحديث التغييرات في الوقت الفعلي.
  • لا يمكن تخصيص ألوان الرسم البياني.

3. الأفضل للمنظمات الكبيرة: Wrike


3. الأفضل للمنظمات الكبيرة Wrike

عندما تقوم بإنشاء مخططات جانت باستخدام WrikeWrike، فإنك تستطيع التبديل بين طرق عرض القائمة ولوحات العمل وجدول المهام.

برنامج Wrike هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز ومناسب لفِرق العمل المكونة من خمسة أفراد أو أكثر، حيث يسمح البرنامج بعدد غير محدود من المستخدمين. والأداة قابلة للتعديل والتخصيص بدرجة كبيرة وتسمح للمستخدمين بتخصيص مهام سير العمل ولوحات المعلومات والتقارير ونماذج الطلبات.

تتيح واجهة Wrike البسيطة للمستخدمين التبديل بين لوحات كانبان (Kanban) ومخططات جانت التفاعلية (Gantt charts)، وطرق العرض التقليديّة، مما يسمح لهم باختيار أولوياتهم. يتميز Wrike أيضاً بوجود قوائم المهام والمهام الفرعية والجداول ومهام سير العمل المشتركة، بالإضافة إلى خاصية مشاركة الملفات والاتصال والتعاون بصورة فوريّة.

و يمكن للمستخدمين الحصول على رؤى متقدمة حول مشروعهم باستخدام أدوات تقرير الأداء وإدارة وتخصيص الموارد والمزيد من الميزات.

يحتوي Wrike على واجهة تنقل سهلة الاستخدام وواضحة مع مساحات ومجلدات ومهام مميزة، حيث يمكنك التبديل بين الشاشة الرئيسية والجداول الزمنية ولوحات المعلومات والتقويمات والتقارير والإشعارات والرسائل.

لدى Wrike أيضًا مركز مساعدة مخصص يتميّز بوجود تدريب تفاعلي ومقاطع فيديو ودليل شامل يحتوي على "الخطوات الأولى" ومجتمع مستخدمين متطور.

يقدم Wrike أيضًا مجموعة متنوعة من الحلول المحددة اعتمادًا على نوع الفريق أو الشركة - بما في ذلك فرق التسويق وفرق الخدمات يمكن للمستخدمين أيضاً تجربة مجموعة متنوعة من القوالب للعمليات الإداريّة الأكثر استخداماً.

تبدأ تكلفة هذا البرنامج من 9.80 دولار لكل مستخدم شهرياً، و هناك أربع باقات بأسعار مختلفة، بما في ذلك الإصدار المجاني والباقات التي توفر القدرة على دعوة مستخدمين خارجيين مجاناً إلى الحساب المدفوع.


الإيجابيات:

  1. 1
    يحتوي على طرق مختلفة لعرض نفس البيانات.
  2. 2
    نمذجة مهام شاملة ومتكاملة.
  3. 3
    العديد من خيارات التخصيص المتنوعة.

السلبيات:

  1. 1
    لا توجد قائمة بالمهام الفرعية في الباقة المجانيّة (freemium plan).
  2. 2
    لا تستطيع استخدام البرنامج دون انترنت.
  3. 3
    نظام التعليقات بدائي جداً.

4. أفضل حل لجميع المزايا: Hive


4. أفضل حل لجميع المزايا Hive

 يقدم لك Hive إمكانات تتبع الوقت والتحليلات وعرضها بشكل مرن والذي يساعد على فهمها من قبل أعضاء الفريق الآخرين وأعضاء فِرق المشاريع القادمة.

Hive هي أداة لإدارة المشاريع ومنصة تعاون تدعم شركات مثل Starbucks و Uber و WeWork و IBM.

 يبسط Hive عملك في نظام أساسي مركزي واحد باستخدام التحليلات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي وأساليب عرض مرنة للمشروع . تُستخدم Hive بواسطة فرق مختلفة الأحجام، من 10 أشخاص إلى 1000 شخص، وهي خيار رائع للشركات وأنماط العمل المختلفة.

تبدأ تكلفة هذه الأداة من 12 دولار لكل مستخدم شهرياً عند اختيار اشتراك الفاتورة السنوية.


الايجابيات:

  • تخطيط مرن للمشاريع.
  • بريد إلكتروني للتراسل الداخلي.
  • يقدم مهام فرعية لا حصر لها.
  • إضافة مستخدمين خارجيين مجاناً.

السلبيات:

  • عدم وجود تطبيق لسطح المكتب.
  • أدوات التقويم بدائية جداً.
  • لا يمكن عرض الملاحظات على تطبيق الجوال.

5. الأفضل للعمل عن بُعد: Teamwork


5. الأفضل للعمل عن بُعد Teamwork

Teamwork هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع، يساعد الفرق الداخليّة والوكالات على تحسين التعاون والشفافيّة والمساءلة وصولاً الى تحقيق النتائج. إنها أداة مرنة ومميزة لإدارة المشاريع، فهي تساعدك على إدارة دورة حياة المشروع بالكامل من البداية إلى النهاية.

يتضمن Teamwork ميزات تساعدك في تنظيم مشاريعك ومهامك مثل، إنشاء قوائم مهام ومهام فرعية لتقسيم المهام على فريق العمل، كما يمكنك إضافة تواريخ التسليم أو التواريخ المبدئية أو الوصف أو المستندات الداعمة أو العلامات للمساعدة في تمييزمهامك بمعلومات مفيدة.

 هناك أيضًا ميزة مفيدة وتسمى "أحمال العمل" والتي توفر رؤية واضحة لقدرة فريقك. ميزات التعاون في برنامج إدارة المشاريع هذا رائعة فهي تتضمن التعاون مع العملاء و / أو فريقك الداخلي من خلال ميزة التعليقات على المهام.

بشكل عام، يعد Teamwork أداة سهلة الاستخدام وقابلة للتخصيص بدرجة كبيرة. يحتوي على الكثير من الميزات، لذلك لابدّ من تعلمه ودراسته حتى تتمكن من استخدامه. ومع ذلك، فإن هذا الأمر أصبح سهلاً مع وجود الندوات عبر الإنترنت، وإمكانيّة الوصول إلى مستندات المساعدة، ومركز الموارد عبر الإنترنت، وفريق دعم العملاء المخصص.

تبدأ تكلفة Teamwork من 10 دولارات لكل مستخدم في الشهر، كما أنه يوفر نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا.

6. الأفضل في أتمتة العمليات المالية: Forecast.app


6. الأفضل في أتمتة العمليات المالية Forecast.app

 Forecast هو عبارة عن منصة متكاملة لإدارة الموارد والمشاريع، تُستخدم في أكثر من 40 دولة حول العالم، بواسطة الوكالات والبرامج والشركات الاستشارية، حيث أنها مجهزة بأدوات لإدارة كل شيء بداية من عرض الأسعار إلى الفاتورة، بالإضافة إلى أنها توفر أتمتة ذكية لتوقّع مواعيد تسليم المشروع، وتوقع احتياجات المشروع، والاحتياجات اللازمة لزيادة كفاءة العمل.

يستخدم الذكاء الاصطناعي الخاص بالبرنامج ميزة التعلم التراكمي من خلال الاستعانة بمئات الآلاف من المشاريع وينشئ القواعد بناءً على بيانات المستخدمين.

وبالحديث عن الميزات، تعد ميزة الجدولة التلقائية رائعة لجدولة المشروع، حيث توفر التقديرات وتخصص الموارد تلقائيا لكل مهمة. كذلك يتميّز البرنامج بخاصيّة السحب والإفلات التي تتيح لك تعديل الخطط والموارد بشكل سريع، كما يحتوي على ميزة أخرى رائعة وهي أن الأداة تنشئ تلقائيًا ميزانية لكل مشروع باستخدام مقاييس مالية رئيسية للقيام بعملية تتبع للقيم المُخطط لها ومقارنتها بالقيم الفعلية.

كما أنه يدعم أنواع مختلفة من الفواتير (السعر الثابت والوقت والمواد) والتي تُعرض جنبًا إلى جنب، ويتم تحديثها بصورة فوريّة، ويحتوي على تقارير متطورة يمكنك تخصيصها كما تريد. وأخيرًا، تعد الجداول الزمنية المضمنة فيه بسيطة وواضحة مما يعني أنك لن تضطر إلى تنبيه فريقك لملء جداولهم الزمنية.

قدم Forecast أيضاً ميزة فريدة من نوعها لإدارة الأتعاب الخاصّة بالمشاريع،حيث تتيح لك لوحة المعلومات متابعة العقود، وتكلفة الأتعاب الإجماليّة، وبالتالي  تتبع البيانات المالية للمشاريع الجارية دون إغفال أحمال عمل الموظفين والوقت الذي يحتاجونه للانتهاء من العمل.

يتميّز Forecast بإمكانيّة التكامل مع أدوات إدارة المشروع السائدة، والمزامنة ثنائية الاتجاه مع برنامج Jira، كما أنه يكمل أنظمة المحاسبة مثل Quickbooks و Xero.

الإيجابيات:

  1. 1
    المهام التنبؤية لجداول البيانات.
  2. 2
    إمكانيّة إدارة الموارد في مشاريع متعددة.
  3. 3
    سهولة تخطيط المشاريع ووضع الجداول الزمنية.

السلبيات:

  1. 1
    يتم تجميع بيانات المهام معاً بدلاً من فصلها.
  2. 2
    الحاجة إلى دفع رسوم إضافية من أجل الحصول على التدريب اللازم.
  3. 3
    صعوبة تعلم استخدام البرنامج.

أعجبك  المقال ؟

الكاتب

فريق روّاد

أضف تعليقاً:

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}