الخطة التشغيلية – ما هي و كيفية اعدادها مع نموذج خطة جاهز

تعمل معظم الشركات على صياغة خطط استراتيجية لثلاث أو خمس سنوات قادمة، إذ تساعد هذه الخطط الشركات على تكون رؤية واضحة وبعيدة المدى، لكن هذه الشركات تفتقر في أغلب الأحيان إلى وجود خطط تشغيلية.

فما هي الخطة التشغيلية؟ وما هي أهدافها؟ وكيف يمكن إعداد خطة تشغيلية؟ وما هي مواصفات الخطة التشغيلية المميزة؟

لمعرفة كل هذا وأكثر، تابع القراءة....

ما هي الخطة التشغيلية؟

باختصار، تحدد الخطة التشغيلية طبيعة عملك اليومي، ومواعيده، والمسؤولين عنه، وكيفية القيام به على مدار العام القادم.

وتهدف هذه الخطة إلى تحديد كيفية توزيع الموارد البشرية والمالية والمادية لتحقيق الأهداف قصيرة المدى، والتي تساعدك على الوصول إلى أهدافك الاستراتيجية.

إن الخطة التشغيلية تساعد على إجابة الأسئلة التالية حول عملك اليومي:

ما هي فوائد التخطيط التشغيلي؟

يُقدم التخطيط التشغيلي الفرصة لجميع أفراد مؤسستك للمساهمة في جعل مهامهم الفردية مناسبة لإكمال الصورة الأشمل. كما يُتيح لك معرفة ما هي الخطوة التالية التي يجب تنفيذها في شركتك، وبفضله ستكون قادراً على التنبؤ بما إذا كانت خططك فعّالة أم لا.

قد تظن أن إعداد التخطيط التشغيلي يتطلب الكثير من الجهد. وبكل الأحوال، أنت غالباً تبذل قصارى جهدك في إجراء الأبحاث الكافية للتأكد من سير جميع الأمور بسلاسة. إذاً لماذا تحتاج للقيام بمزيد من الخطوات؟

لأنك إن لم تخطط للمستقبل، لن تعلم أبداً ما إذا كانت التغييرات التي تُجريها تُحقق نتائجاً إيجابية لشركتك أم لا. وبالتالي لن تعلم ما إذا كان عليك الاستمرار في تحسين نهجك أم تجربة نهجاً آخر.

وعلى الرغم من أن الأمر قد يبدو بحاجة لكثير من الجهد، لكنك ستدرك أن التخطيط التشغيلي ليس بهذا التعقيد وذلك بمجرّد تقسيم العملية إلى أجزاء أبسط. في الواقع إن الجزء الأهم من هذه العملية هو تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها وهو أمر أسهل مما تظن. بمجرّد تحديدك لتلك الأهداف يمكنك البدء في تصميم طرقاً مختلفة لتحقيقها.

ما إن تتشكل لديك رؤية واضحة للهدف ستتمكن من تحديد المهام المطلوبة في سبيل تحقيق ذلك الهدف. وبعدها ستصبح قادراً على تعيين شخصاً محدداً لإتمام كل مهمة من المهام كما يمكنك وضع خطة زمنية لكل خطوة. وأخيراً، يمكنك تحديد مؤشرات أداء على طول الطريق لقياس مستوى التقدم. جميع هذه المعلومات تشكل خطة رئيسية يمكنك استخدامها للتواصل مع فريقك بأكمله لتطبيق الخطة المستقبلية لمشروعك.

من يحتاج إعداد خطة تشغيلية؟

تحدد الخطة التشغيلية الأنشطة والأهداف التي يجب تنفيذها من أجل تحقيق الأهداف قصيرة المدى والتي تؤثر على نجاح الأهداف طويلة المدى (الأهداف طويلة المدى هي جزء اساسي في الخطة الاستراتيجية للمنظمات سواء كانت شركات ربحية ام غير ربحية ). المنظومات التي تحتاج إعداد خطة تشغيلية تشمل التالي:

• الشركات التجارية
• المستشفيات والمرافق الصحية
• المؤسسات الأكاديمية كالجامعات و المدارس و المعاهد
• اقسام المنظمات و خصوصاً الموارد البشرية
• الشركات الصغيرة و متوسطة الحجم
• المنظمات الخيرية
• وغيرها الكثير

مقارنة التخطيط التشغيلي بالتخطيط الاستراتيجي

التخطيط الاستراتيجي هو عملية تتضمن خلق تصوّر للمكان الذي ترغب في بلوغه في خلال الـ 5 إلى الـ 10 سنوات القادمة. وهذا يتضمن تحديد سوقك المُستهدف، والعملاء المُستهدفين والمنافسين، إضافةً إلى تطوير عرضك لمنتجك أو خدمتك، والتفكير في الطريقة التي ستصل بها إلى هؤلاء العملاء المُستهدفين. يتطلب التخطيط الاستراتيجي إجراء الكثير من التحليل والبحث. وقد تحتاج حتى إلى مساعدة خبراء من خارج مجال اختصاصك.

أما التخطيط التشغيلي فهو أشبه بعملية أقصر في المدى حيث تُركز أكثر على الأنشطة اليومية. عادةً ما تُغطي فترتها الزمنية شهراً واحداً، حيث تساعدك على اتخاذ قرارات بشأن ما يجب تنفيذه اليوم لتحقيق أهدافك الاستراتيجية. غالباً ما يتزامن التخطيط التشغيلي مع الخطط التكتيكية. الخطط التكتيكية هي خطط قصيرة الأمد تركز على مشاريع معيّنة والتي يجب إتمامها في المستقبل القريب. يتم تطوير هذه الخطط عادةً بناءًا على الأعمال الواجب القيام بها لتنفيذ الخطة التشغيلية.

ما هي العناصر الرئيسية للخطة التشغيلية؟

فيما يلي العناصر الرئيسية للخطة التشغيلة :

1. الملخص التنفيذي.
2. المضمون الإستراتيجي.
3. أهداف الشركة
4. مؤشرات قياس الأداء الأولية (KPI's)
5. الملخص المالي
6. خطة التوظيف
7. المخاطر و إستراتيجيات الحد منا
8. اهداف الفريق
9. توزيع الميزانية للأقسام
10. ساعات العمل اليومية لكل قسم
11. التكاليف التشغيلية لكل قسم في كل ربع سنوي

يعتمد نجاح التخطيط التشغيلي إلى حد كبير على تحديد توقعات واقعية لكل الفريق ومرعاة التالي:

1. تحديد الرؤية أو الهدف النهائي للخطة بوضوح.
2. مراجعة وتقسيم الأهداف والموارد اللازمة على الفريق لوضع الخطة موضع التنفيذ بالشكل الصحيح
3. رصد التقدم المحرز وعمل التقارير الازمة
4. الجاهزية للتغيير في التخطيط إذا لزم الأمر
5. التأكد من أن كل فريق العمل يفهم معايير النجاح 

أهداف الخطة التشغيلية

يختلف مسمى الأهداف التشغيلية باختلاف المصطلحات المستعملة في شركتك، فقد تُسمى أيضًا بالأهداف التكتيكية، أو أهداف الفريق، أو أهداف القسم. وتشكّل هذه الأهداف خطط العمل، والتي تُعرف أيضًا بمسميات مختلفة، مثل الخطط التشغيلية، أو الخطط الإجرائية.

وبغض النظر عن المسمى، تمثل الأهداف التشغيلية أهدافًا تسعى الشركة إلى تحقيقها خلال عام إلى عامين، وهي تتسم عادة بالسمات التالية:

على سبيل المثال، لنفترض أن قسم التسويق لديه خطة تشغيلية تستند إلى ميزانية مدتها عامان، ومن أهداف هذه الخطة تحسين صورة العلامة التجارية بنسبة 35% في الأسواق الأساسية. وبالتالي تتضمن المهام المرتبطة بهذا الهدف حضور ثلاث مؤتمرات، وإطلاق 15 حملة دعائية، وإقامة 12 اتفاق شراكة جديد. وعلى مدار العامين، يعمل فريق التسويق على متابعة المهام وتقديم التقارير حول التقدّم الذي أحرزه.

كيفية إعداد خطة تشغيلية

طوّر خطة استراتيجية 

يجب أن يكون لديك خطة استراتيجية قوية قبل أن تبدأ بتطوير الخطة التشغيلية، وذلك لأن الخطة التشغيلية هي في الحقيقة خارطة طريقة لتنفيذ أهدافك الاستراتيجية.

وزع الأولويات 

كلما كانت الخطة التشغيلية أبسط، ازدادت فرصة نجاحها، لذلك تجنب صياغة خطة تشغيلية معقدة، وذلك من خلال توزيع الأولويات، والتركيز على الأهداف الأكثر أهمية. ركّز على ثلاث إلى خمس مبادرات من شأنها المساهمة في تحقيق أهدافك بعيدة المدى، ثم طوّر أدوات قياس لمراقبة الأداء.

استعمل المؤشرات الأولية 

إنه من المهم للغاية أن تختار مؤشرات ملائمة لقياس الأداء، إذ تساعدك المؤشرات الأولية أو التنبؤية على الاستعداد للمستقبل، وهي أكثر فائدة من المؤشرات المتأخرة أو الأدوات التي تقيس معطيات ماضية، فهي تمكنك من إجراء التعديلات اللازمة أولًا بأول.

استفد من الخبرات في شركتك 

تُعد مؤشرات قياس الأداء جزءًا أساسيًا من عمل شركتك خلال العام التالي، لذلك ربما يجدر بك الاستفادة من أكبر قدر ممكن من وجهات النظر في فريقك. إذ تستطيع على سبيل المثال عقد جلسة تخطيط سنوية لتشجيع التعاون بين أفراد الفريق ومناقشة مؤشرات قياس الأداء (مهارات اجراء جلسة عصف ذهني مع الفريق) . وحتى تكون هذه الجلسة مثالية، اجعلها تتضمن وجهات نظرة مختلفة، وذلك لتعزيز النتائج، ولكن ليس إلى درجة تجعل التوصل إلى قرار أمرًا مستحيلاً. 

التواصل هو المفتاح 

من المهم أن تفهم الشركة بأكملها سبب اختيار مؤشرات قياس الأداء، وكيفية مساهمتها في تحقيق الأهداف، ودور كل موظف في العمل نحو تحقيق الأهداف المرجوة. ولذلك يجب أن تحدد موعدًا في بداية كل عام لمشاركة مؤشرات قياس الأداء مع بقية اعضاء فريقك في الشركة، والحصول على تعليقات الموظفين. إن موافقة الفريق على مؤشرات قياس الأداء تُعد أمرًا أساسيًا، ولهذا السبب يجب أن لا تقلل أبدًا من أهمية التواصل. إضافة إلى ذلك، يجب أن يمتلك كل موظف الوسائل التي تمكنه من متابعة تقدمه، سواءً كان ذلك من خلال لوحة اداء افتراضية، أو من خلال الاجتماعات الدورية، أو من خلال آليات أخرى.

تصوّر الخطة التشغيلية

خطة المشروع هي أشبه بخارطة طريق لفريقك. سواء كنت تدير شخصاً واحداً أو فريقاً صغيراً، فإن امتلاك فكرة جيّدة عن كيفية توافق وعمل الأمور مع بعضها البعض سيوفر لك ساعات من الإحباط في المراحل المستقبلية. كما يمكن لخطة المشروع المصممة على نحوٍ جيّد ضمان أن الجميع يعرفون ما يجب تنفيذه لاحقاً وسبب تنفيذه. إذا كنت لا تعرف ما هو المكان الذي تستهدف بلوغه، فمن الصعب أن تبلغه.

في هذه المقالة سنلقي نظرة على الأنواع المختلفة لخطط المشاريع وكيفية استخدام كل واحدة منها لتحقيق أهدافاً معيّنة. سنبدأ بالصورة الأشمل _ رؤيتك الكاملة للمشروع. وبعدها سننتقل إلى "الماهيّة"، مع العناصر الأساسية المكوّنة لخطة مشروع نموذجية. وأخيراً، سنغوص عميقاً في بحثنا عن " الكيفية."

الرؤية

رؤيتك للمشروع هي أهم عنصر في خطتك. فمن دون وجود هدف واضح من المستحيل قياس مستوى النجاح. لذلك، فحتى لو اعتقدت أنك تعلم تماماً ما تريد القيام به، فغالباً أنت لم تُمعن التفكير به على نحوٍ كافٍ.

ابدأ بطرح بعض الأسئلة المتعلقة بمشروعك على نفسك. ماذا يعني لك المشروع؟ كيف تُعرّف النجاح؟ ولماذا هو مهمّ بالنسبة لك؟ وما هو الهدف النهائي؟

بعد أن تُجيب عن تلك الأسئلة، قم بتدوين جميع الإجابات. يُمكنك تدوينها كقائمة تتضمن عدة بنود أو كمقطع نصيّ كامل يوضح رؤيتك للمشروع. استخدم التنسيق الأنسب لك، لكن الأهم هو أن تحرص على أن يُغطي جميع نواحي مشروعك.

الآن وبعد أن أتممت تدوين رؤيتك على أحسن وجه، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.

 البحث وتحديد الأهداف

تكمن الخطوة الأولى في بناء خطة تشغيلية فعًالة في تحديد أهدافك. وقد تتضمن تلك الأهداف نمو العائدات، أو تخفيض التكاليف، أو الاحتفاظ بالعملاء، أو رضا الموظفين، أو جودة المنتج، أو الابتكار، أو الوعي بعلامتك التجارية أو أي شيء آخر تهتم بتحقيقه. ما إن تُحدد الأهداف التي تود تحقيقها، يُمكنك البدء في البحث عن الوسائل التي ستُمكنك من تحقيقها. مثال على ذلك، لنفترض أنك تحاول زيادة نسبة المبيعات فحينها يُمكنك البحث في الاستراتيجيّات التسويقيّة، ونماذج التسعير، وطرق الاستحواذ على العميل.

تعيين الميزانية والأشخاص

بعد الانتهاء من تحديد أهدافك، من المهم أن تعرف مقدار المال المتاح العمل به وهنا يأتي دور الميزانية. أحد الطرق الناجحة للتفكير في حجم ميزانيتك هو النظر إلى الصورة الأشمل للمشروع. كم عدد الأشخاص الذين تحتاجهم لتحقيق هدفك؟ ماذا سيفعل هؤلاء الأشخاص؟ هل ستحتاج إلى موارد إضافية؟

الميزانية هي العنصر الأبرز الواجب أخذه في الاعتبار، يليها عدد الأشخاص الموكل إليهم إتمام كل مهمة من المهام المُحددة. وعليك التأكد من معرفة الجميع التامة لما يجب تنفيذه، وسبب تنفيذه. في حال مساهمة العديد من الأطراف في مشروعك مثل مندوبي المبيعات، وفرق التسويق، ومدراء المنتجات، والمهندسين سيتوجب عليك حينها الحرص على أن الجميع يعلمون تماماً الهدف من العمل المُنجز والمطلوب منهم تقديمه.

تعديل الخطة التشغيلية حسب الحاجة

العالم اليوم سريع التغيّر، ويبدو أن كل شيء يحدث بسرعة. كما أننا نتعرض لضغط مستمر يدفعنا للتحرك بشكل أسرع وتقديم نتائج أفضل. ومع ذلك، فإننا غالباً ما نفشل في إدراك حقيقة أننا لا نعرف ما هو قادم قاب قوسين أو أدنى. في الواقع، من المحتمل أن نتعرّض لعوائق تتطلب منا تعديل خططنا. قد يعني هذا الدوران، أو تغيير الاتجاه، أو حتى إلغاء بعض خطوات العمل كاملةً.

أالآن بعد أن قطعنا أولى مراحل الخطة، يمكننا رؤية ما إذا كانت الخطة قد نجحت في تحقيق النتائج المتوقعة أم لا. إذا لم تكن الخطة ناجحة، فيمكننا تحديد المشكلة على الفور ويمكننا حينها تعديل الخطة وفقاً لذلك.

يُمكننا أيضاً تتبع مراحل التقدم طوال فترة تنفيذ الخطة. وبفضل وجود رؤية واضحة لكافة نواحي الخطة سنتمكن من متابعة وإدارة كل مهمة من المهام منفردةً مع الحرص على عدم تأخر إتمام أيٍّ من المهام عن موعدها المُخطط له. وفي حال واجهتنا المشاكل أثناء العمل يُمكننا بسهولة توصيل تلك المشكلات إلى جميع الأطراف المعنيّة. وبهذا ستبقى خطتنا قائمة، ومُحكمة، وقيد التحديث.

إعداد الخطة التشغيلية خطوة بخطوة

الخطوة 1. إنشاء الصفحة الأولى

أحد أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة خطة تشغيلية هو إنشاء صفحة أولى لتلك الخطة، لأنها تتضمن جميع المعلومات الهامة المتعلقة بالخطة.

وهي تقدم جميع المعلومات اللازمة لتوضيح محتوى الوثيقة، مثل عنوان الوثيقة، والاسم المُسجّل، والأشخاص المُعيّنين، وحتى اسم الشخص المسؤول عن إنشاء هذه الوثيقة.

ننصحك باستخدام نموذج مثل النموذج المعروض هنا.

الصفحة الأولى بالنسبة للقارئ هي أشبه بدليل مرئي للمحتوى بالإضافة إلى كونها تقدم له جميع المعلومات الضرورية حول الخطة، وهي تساعده على فهم الغاية من الوثيقة.

عادةً ما تأتي الصفحة الأولى في بداية الوثيقة، ومع ذلك يُمكنك إدراجها أينما شئت ضمن المحتوى النصيّ للوثيقة.

الخطوة 2. كتابة مُلخّص تنفيذي

المُلخّص التنفيذي هو فقرة نصيّة قصيرة تُلخص النقاط الأساسية لتقريرك بأكمله. احرص على فهم القارئ لخلاصة مشروع بحثك الرئيسية دون الحاجة لقراءة التقرير بأكمله. إليك بعض النصائح لمُساعدتك في كتابة مُلخص تنفيذي:

1.     وضح سبب اختيارك للموضوع.

2.     ركز على أهم المعلومات.

3.     استخدم الأفعال الحركية مثل "شرح"، و" وصف "، و"تخطيط"، و" تلخيص."

4.     قم بتضمين قائمة ذات تنسيق التعداد النقطي لتوضيح نقاط الخطة.  

الخطوة 3. تحديد المهمة والأهداف

إن تحديد مهمة مؤسستك وأهداف شركتك وغاياتها هي خطوات أساسية في تطوير خطة استراتيجية. فإن لم تكن تعلم إلى أين تتجه سيكون من الصعب ضمان سيرك في الاتجاه الصحيح. ومع ذلك، فإن تحديد أهداف وغايات شركتك ليس دائماً بهذه السهولة. عليك التفكير في الغاية من شركتك والسبب في عمل الأشخاص في هذا المكان، بالإضافة إلى السبب الذي يجعل منتجك فريداً من نوعه.

يُمكنك أن تطرح أسئلة مثل "ماذا تفعل شركتنا؟"، و"لماذا نحن موجودون؟"، و"كيف نميّز أنفسنا عن منافسينا؟"، و"من يشتري منتجاتنا وخدماتنا؟"، و"أين موقعنا المناسب في السوق؟"، هذه الأسئلة سوف تساعدك في تحديد مهمتك وأهدافك.

الخطوة 4. توفير مؤشرات أداء رئيسية

في هذه الخطوة، ستقوم بتقديم دليلاً على أهميّة خطتك التشغيلية وذلك عبر تضمين مؤشرات أداء رئيسية (KPIs). إنها الأرقام التي تُبيّن مدى نجاح جهودك التسويقيّة واقترابها من تحقيق الأهداف التي وضعتها في خطتك الاستراتيجيّة. ستستخدم بيانات تقوم بجمعها على المدى الطويل لتُثبت أن خطتك فعّالة وناجحة. مثلاً قد تقول، "شهدنا زيادة في المبيعات بنسبة 20% منذ أطلقنا حملتنا عبر وسائل التواصل الاجتماعي." أو "تحسّنت معدلات رضا العملاء لدينا بمقدار 10 نقاط منذ تطبيقنا لحملة التسويق بالتقطير باستخدام البريد الإلكتروني."

عليك التأكد من تضمين مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) مرتبطة بالأهداف قصيرة المدى وأخرى مرتبطة بالأهداف بعيدة المدى. الأهداف قصيرة المدى هي تلك التي تحتاج إلى شهراً أو أقل لتحقيقها، بينما الأهداف بعيدة المدى تتطلب فترات أطول من الزمن لتحقيقها. ننصحك باتباع قاعدة جيّدة مبنيّة على التجربة ألا وهي التركيز على قياس بيانات فترة ثلاثة أشهر للتحقق من نجاح الأهداف قصيرة المدى، وقياس بيانات فترة ستة أشهر للتحقق من نجاح الأهداف بعيدة المدى.

الخطوة 5. تضمين ملخص مالي

الخطوة الخامسة لوضع خطة تشغيل ناجحة هي تضمين ملخص مالي. يشمل هذا الملخص قائمة بجميع المشاريع المخطط لتنفيذها خلال الفترة الزمنية التي تغطيها الخطة التشغيلية. كما يتضمن الملخص المالي أيضاً معلومات حول مقدار المال الذي يحتاجه تنفيذ كلّ مشروع من المشاريع وكيف سيتم إنفاقه.

الخطوة 6. إنشاء خطة توظيف

لكل منظمة احتياجاتها الفريدة من نوعها. فمثلاً قد تتطلب وكالة تسويق العديد من مصممي الجرافيك بينما قد تحتاج شركة أخرى لتوظيف مصمم واحد فقط. وقد تقوم بعض الشركات بتوظيف عدد معين من الأشخاص لكل منصب وظيفي بينما قد تتمكن شركات أخرى من ملء عدّة مناصب وظيفية بموظف واحد فقط. بغض النظر عن نوع الشركة التي تديرها، هناك بعض الخطوات المُحددة التي يجب عليك فعلها للتأكد من أنك تنفذ أفضل التعيينات الممكنة.

للتأكد من أنك قد غطيت كافة الاحتياجات، اتبع الخطوات الأربع هذه التي ستُساعدك في تطوير خطة توظيف.

• حدد نوعية الأشخاص الأنسب لكل منصب وظيفي.
• ضع آلية لإجراء مقابلات لتقييم المرشحين.
• حدد عدد المناصب الشاغرة التي تحتاج إلى شغلها.
• تأكد من تعيينك الشخص المؤهل والمتوافق مع ثقافة شركتك.

الخطوة 7. تحديد الافتراضات والمخاطر الرئيسية

لا توجد خطة خالية من المخاطر والمُشكلات بشكل مُطلق، لذلك من المهم تحديد عوامل الخطر التي قد تهدد العمل التجاري وطرق معالجتها التي يمكن للشركة تطبيقها لتقليل تلك المخاطر. إذا لم يتم تحديد أيّ مخاطر إذاً فليس هناك ما يدعو للقلق. ولكن في حال كان هناك مخاطر، فمن المهم تحديد ماهيّة تلك المخاطر وكيف تخطط الشركة لحلها.

سيساعد هذا موظفيك ليكونوا على استعداد لمواجهة أي مشاكل محتملة قد تطرأ خلال تنفيذ مشاريعهم. وبهذا سيعرفون الخطوات التي يجب اتخاذها إذا حدث طرأ أمر ما، ولن يصابوا بالذعر لعدم معرفتهم ماذا يفعلون في حال حدوث ذلك.

نموذج خطة تشغيلية جاهزة

نعلم مدى صعوبة إنشاء وثيقة خطة تشغيلية مناسبة، فقد مررنا في تلك المرحلة أيضاً. لذلك ابتكرنا نموذج جاهز للاستخدام يغطي معظم جوانب الخطة التشغيلية، كل ما عليك فعله هو ملء الفراغات. يتضمن العديد من المميزات مثل:

• الملخص التنفيذي
• المضمون الإستراتيجي
• خطة التوظيف
• المخاطر واستراتيجيات الحد منها
• توزيع الأولويات
• مؤشرات قياس الأداء (KPI's)
• الرؤية المالية

وغير ذلك الكثير...

احصل على قالب للخطة التشغيلية