تابع كل جديد منصّة رُوّاد

أكثر من 11,214 متابع

الخطة التشغيلية – ما هي و كيفية اعدادها مع نموذج خطة جاهز

مارس 14, 2020

الخطة التشغيلية

تعمل معظم الشركات على صياغة خطط استراتيجية لثلاث أو خمس سنوات قادمة، إذ تساعد هذه الخطط الشركات على تكون رؤية واضحة وبعيدة المدى، لكن هذه الشركات تفتقر في أغلب الأحيان إلى وجود خطط تشغيلية.

فما هي الخطة التشغيلية؟ وما هي أهدافها؟ وكيف يمكن إعداد خطة تشغيلية؟ وما هي مواصفات الخطة التشغيلية المميزة؟

لمعرفة كل هذا وأكثر، تابع قراءة المقال.

ما هي الخطة التشغيلية؟

باختصار، تحدد الخطة التشغيلية طبيعة عملك اليومي، ومواعيده، والمسؤولين عنه، وكيفية القيام به على مدار العام القادم.

وتهدف هذه الخطة إلى تحديد كيفية توزيع الموارد البشرية والمالية والمادية لتحقيق الأهداف قصيرة المدى، والتي تساعدك على الوصول إلى أهدافك الاستراتيجية.

إن الخطة التشغيلية تساعد على إجابة الأسئلة التالية حول عملك اليومي:

  • من يعمل على ماذا؟
  • كيف نخصص الموارد لمهمة معيّنة؟
  • ما هي المخاطر التي تواجهنا في الوقت الحاضر؟
  • كيف نخفف هذه المخاطر؟

خلاصة القول

الخطة التشغيلية هي بمثابة دليل التشغيل الخاص بالشركة، فهي تساعدك على تحقيق أهدافك. ويمكن القول إن الخطة التشغيلية تمثل قطعة أساسية من الأحجية التي يحاول كل فريق عمل أن يجد حلاً لها.

أهداف الخطة التشغيلية

يختلف مسمى الأهداف التشغيلية باختلاف المصطلحات المستعملة في شركتك، فقد تُسمى أيضًا بالأهداف التكتيكية، أو أهداف الفريق، أو أهداف القسم. وتشكّل هذه الأهداف خطط العمل، والتي تُعرف أيضًا بمسميات مختلفة، مثل الخطط التشغيلية، أو الخطط الإجرائية.

أهداف الخطة التشغيلية


وبغض النظر عن المسمى، تمثل الأهداف التشغيلية أهدافًا تسعى الشركة إلى تحقيقها خلال عام إلى عامين، وهي تتسم عادة بالسمات التالية:

  1. 1
    محصورة بقسم واحد.
  2. 2
    مرتبطة بالميزانية.
  3. 3
    قابلة للمتابعة لمعرفة الإنجاز ومقارنته بالميزانية المتاحة.
  4. 4
    قابلة للقياس والتنفيذ.
  5. 5
    محدودة بفترات زمنية قصيرة.

على سبيل المثال، لنفترض أن قسم التسويق لديه خطة تشغيلية تستند إلى ميزانية مدتها عامان، ومن أهداف هذه الخطة تحسين صورة العلامة التجارية بنسبة 35% في الأسواق الأساسية. وبالتالي تتضمن المهام المرتبطة بهذا الهدف حضور ثلاث مؤتمرات، وإطلاق 15 حملة دعائية، وإقامة 12 اتفاق شراكة جديد. وعلى مدار العامين، يعمل فريق التسويق على متابعة المهام وتقديم التقارير حول التقدّم الذي أحرزه.

  فائدة

تمثل الأهداف التشغيلية الوحدة البنائية الأساسية لخطة العمل. لكن تذكر عند صياغة الأهداف التشغيلية أن تبقي أهدافك الاستراتيجية حاضرة في ذهنك، فجميع الأهداف التشغيلية يجب أن ترتبط باستراتيجية الشركة العامّة، والتي تستند إلى رسالة الشركة ورؤيتها.

كيفية إعداد خطة تشغيلية

كيفية إعداد خطة تشغيلية

طوّر خطة استراتيجية 

يجب أن يكون لديك خطة استراتيجية قوية قبل أن تبدأ بتطوير الخطة التشغيلية، وذلك لأن الخطة التشغيلية هي في الحقيقة خارطة طريقة لتنفيذ أهدافك الاستراتيجية.

وزع الأولويات 

كلما كانت الخطة التشغيلية أبسط، ازدادت فرصة نجاحها، لذلك تجنب صياغة خطة تشغيلية معقدة، وذلك من خلال توزيع الأولويات، والتركيز على الأهداف الأكثر أهمية. ركّز على ثلاث إلى خمس مبادرات من شأنها المساهمة في تحقيق أهدافك بعيدة المدى، ثم طوّر أدوات قياس لمراقبة الأداء.

استعمل المؤشرات الأولية 

إنه من المهم للغاية أن تختار مؤشرات ملائمة لقياس الأداء، إذ تساعدك المؤشرات الأولية أو التنبؤية على الاستعداد للمستقبل، وهي أكثر فائدة من المؤشرات المتأخرة أو الأدوات التي تقيس معطيات ماضية، فهي تمكنك من إجراء التعديلات اللازمة أولًا بأول.

استفد من الخبرات في شركتك 

تُعد مؤشرات قياس الأداء جزءًا أساسيًا من عمل شركتك خلال العام التالي، لذلك ربما يجدر بك الاستفادة من أكبر قدر ممكن من وجهات النظر في فريقك. إذ تستطيع على سبيل المثال عقد جلسة تخطيط سنوية لتشجيع التعاون بين أفراد الفريق ومناقشة مؤشرات قياس الأداء. وحتى تكون هذه الجلسة مثالية، اجعلها تتضمن وجهات نظرة مختلفة، وذلك لتعزيز النتائج، ولكن ليس إلى درجة تجعل التوصل إلى قرار أمرًا مستحيلاً. 

التواصل هو المفتاح 

من المهم أن تفهم الشركة بأكملها سبب اختيار مؤشرات قياس الأداء، وكيفية مساهمتها في تحقيق الأهداف، ودور كل موظف في العمل نحو تحقيق الأهداف المرجوة. ولذلك يجب أن تحدد موعدًا في بداية كل عام لمشاركة مؤشرات قياس الأداء مع بقية الشركة، والحصول على تعليقات الموظفين. إن موافقة الفريق على مؤشرات قياس الأداء تُعد أمرًا أساسيًا، ولهذا السبب يجب أن لا تقلل أبدًا من أهمية التواصل. إضافة إلى ذلك، يجب أن يمتلك كل موظف الوسائل التي تمكنه من متابعة تقدمه، سواءً كان ذلك من خلال لوحة التحكم، أو من خلال الاجتماعات الدورية، أو من خلال آليات أخرى.

مواصفات الخطة التشغيلية المميزة

تتميز أفضل الخطط التشغيلية بوجود هدف محدد بوضوح يسعى الجميع إلى تحقيقه، وبالتالي تساعد الخطط التشغيلية المستثمرين على تكوين رؤية واضحة عن طبيعة عمل الشركة.

 أضف إلى ذلك أن الخطط التشغيلية تجعلك أنت ومَن معك من الموظفين أكثر حرصًا على مواعيد التسليم، وآليات العمل.

مواصفات الخطة التشغيلية

ويجب على الخطة التشغيلية المميزة أن تجيب عن الأسئلة التالية:

  • من هم الأفراد والأقسام المسؤولون؟
  • ما هي المهام الموكلة لكل فرد أو قسم؟
  • أين ستُنفذ المهام اليومية بالتحديد؟
  • كم الميزانية التي يجب أن تخصص لكل قسم حتى ينهي مهامه؟
  • ما هي المواعيد المحددة لإنهاء كل مهمة؟

كذلك يجب أن تتكون الخطة التشغيلية من أهداف واضحة مرتبطة بالأهداف الاستراتيجية للشركة. وتتسم الأهداف التشغيلية الجيّدة بأنها:

  • قابلة للقياس.
  • محددة.
  • محدودة بسقف زمني.
  • واقعية.

وفي حين أن كل قسم يمتلك هدف تشغيلي مختلف عن الأقسام الأخرى، لكن جميع أهداف الأقسام يجب أن تصب باتجاه تحقيق الهدف العام للشركة.

وبمجرد أن تحدد الأهداف، يجب عليك أن تصوغ خطة استراتيجية متوافقة معها، وأن توزع الموارد بين الأقسام وفرق العمل توزيعًا ملائمًا، علمًا أن الموارد تشمل الأمور التالية:

  1. 1
    الموردين.
  2. 2
    المعدات والتقنيات الملائمة.
  3. 3
    ميزانية كل قسم.

وإلى جانب وصف عملية الإنتاج، يجب عليك أيضًا أن تصف عملية التشغيل، وذلك من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:

  1. 1
    أين سيعمل الموظفون، وهل هناك حاجة لمنشآت إضافية؟
  2. 2
    هل ستكون ساعات العمل مرنة أم محددة؟
  3. 3
    من هم الموظفون المكلفون لللتأكد من تحقيق كل قسم لأهدافه؟

وفي نهاية المقال، نقدم لكم نموذج خطة تشغيلية جاهزة:

نموذج خطة تشغيلية جاهزة

أعجبك  المقال ؟

التعليقات

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

هل اعجبك ما قرأت؟

لا تفوت مقالنا التالي