الخطة التشغيلية – ما هي و كيفية اعدادها مع نموذج خطة جاهز

تعمل معظم الشركات على صياغة خطط استراتيجية لثلاث أو خمس سنوات قادمة، إذ تساعد هذه الخطط الشركات على تكون رؤية واضحة وبعيدة المدى، لكن هذه الشركات تفتقر في أغلب الأحيان إلى وجود خطط تشغيلية.

فما هي الخطة التشغيلية؟ وما هي أهدافها؟ وكيف يمكن إعداد خطة تشغيلية؟ وما هي مواصفات الخطة التشغيلية المميزة؟

لمعرفة كل هذا وأكثر، تابع القراءة....

ما هي الخطة التشغيلية؟

باختصار، تحدد الخطة التشغيلية طبيعة عملك اليومي، ومواعيده، والمسؤولين عنه، وكيفية القيام به على مدار العام القادم.

وتهدف هذه الخطة إلى تحديد كيفية توزيع الموارد البشرية والمالية والمادية لتحقيق الأهداف قصيرة المدى، والتي تساعدك على الوصول إلى أهدافك الاستراتيجية.

إن الخطة التشغيلية تساعد على إجابة الأسئلة التالية حول عملك اليومي:

من يحتاج إعداد خطة تشغيلية؟

تحدد الخطة التشغيلية الأنشطة والأهداف التي يجب تنفيذها من أجل تحقيق الأهداف قصيرة المدى والتي تؤثر على نجاح الأهداف طويلة المدى (الأهداف طويلة المدى هي جزء اساسي في الخطة الاستراتيجية للمنظمات سواء كانت شركات ربحية ام غير ربحية ). المنظومات التي تحتاج إعداد خطة تشغيلية تشمل التالي:

• الشركات التجارية
• المستشفيات والمرافق الصحية
• المؤسسات الأكاديمية كالجامعات و المدارس و المعاهد
• اقسام المنظمات و خصوصاً الموارد البشرية
• الشركات الصغيرة و متوسطة الحجم
• المنظمات الخيرية
• وغيرها الكثير

ما هي العناصر الرئيسية للخطة التشغيلية؟

فيما يلي العناصر الرئيسية للخطة التشغيلة :

1. الملخص التنفيذي.
2. المضمون الإستراتيجي.
3. أهداف الشركة
4. مؤشرات قياس الأداء الأولية (KPI's)
5. الملخص المالي
6. خطة التوظيف
7. المخاطر و إستراتيجيات الحد منا
8. اهداف الفريق
9. توزيع الميزانية للأقسام
10. ساعات العمل اليومية لكل قسم
11. التكاليف التشغيلية لكل قسم في كل ربع سنوي

يعتمد نجاح التخطيط التشغيلي إلى حد كبير على تحديد توقعات واقعية لكل الفريق ومرعاة التالي:

1. تحديد الرؤية أو الهدف النهائي للخطة بوضوح.
2. مراجعة وتقسيم الأهداف والموارد اللازمة على الفريق لوضع الخطة موضع التنفيذ بالشكل الصحيح
3. رصد التقدم المحرز وعمل التقارير الازمة
4. الجاهزية للتغيير في التخطيط إذا لزم الأمر
5. التأكد من أن كل فريق العمل يفهم معايير النجاح 

أهداف الخطة التشغيلية

يختلف مسمى الأهداف التشغيلية باختلاف المصطلحات المستعملة في شركتك، فقد تُسمى أيضًا بالأهداف التكتيكية، أو أهداف الفريق، أو أهداف القسم. وتشكّل هذه الأهداف خطط العمل، والتي تُعرف أيضًا بمسميات مختلفة، مثل الخطط التشغيلية، أو الخطط الإجرائية.

وبغض النظر عن المسمى، تمثل الأهداف التشغيلية أهدافًا تسعى الشركة إلى تحقيقها خلال عام إلى عامين، وهي تتسم عادة بالسمات التالية:

على سبيل المثال، لنفترض أن قسم التسويق لديه خطة تشغيلية تستند إلى ميزانية مدتها عامان، ومن أهداف هذه الخطة تحسين صورة العلامة التجارية بنسبة 35% في الأسواق الأساسية. وبالتالي تتضمن المهام المرتبطة بهذا الهدف حضور ثلاث مؤتمرات، وإطلاق 15 حملة دعائية، وإقامة 12 اتفاق شراكة جديد. وعلى مدار العامين، يعمل فريق التسويق على متابعة المهام وتقديم التقارير حول التقدّم الذي أحرزه.

كيفية إعداد خطة تشغيلية

طوّر خطة استراتيجية 

يجب أن يكون لديك خطة استراتيجية قوية قبل أن تبدأ بتطوير الخطة التشغيلية، وذلك لأن الخطة التشغيلية هي في الحقيقة خارطة طريقة لتنفيذ أهدافك الاستراتيجية.

وزع الأولويات 

كلما كانت الخطة التشغيلية أبسط، ازدادت فرصة نجاحها، لذلك تجنب صياغة خطة تشغيلية معقدة، وذلك من خلال توزيع الأولويات، والتركيز على الأهداف الأكثر أهمية. ركّز على ثلاث إلى خمس مبادرات من شأنها المساهمة في تحقيق أهدافك بعيدة المدى، ثم طوّر أدوات قياس لمراقبة الأداء.

استعمل المؤشرات الأولية 

إنه من المهم للغاية أن تختار مؤشرات ملائمة لقياس الأداء، إذ تساعدك المؤشرات الأولية أو التنبؤية على الاستعداد للمستقبل، وهي أكثر فائدة من المؤشرات المتأخرة أو الأدوات التي تقيس معطيات ماضية، فهي تمكنك من إجراء التعديلات اللازمة أولًا بأول.

استفد من الخبرات في شركتك 

تُعد مؤشرات قياس الأداء جزءًا أساسيًا من عمل شركتك خلال العام التالي، لذلك ربما يجدر بك الاستفادة من أكبر قدر ممكن من وجهات النظر في فريقك. إذ تستطيع على سبيل المثال عقد جلسة تخطيط سنوية لتشجيع التعاون بين أفراد الفريق ومناقشة مؤشرات قياس الأداء (مهارات اجراء جلسة عصف ذهني مع الفريق) . وحتى تكون هذه الجلسة مثالية، اجعلها تتضمن وجهات نظرة مختلفة، وذلك لتعزيز النتائج، ولكن ليس إلى درجة تجعل التوصل إلى قرار أمرًا مستحيلاً. 

التواصل هو المفتاح 

من المهم أن تفهم الشركة بأكملها سبب اختيار مؤشرات قياس الأداء، وكيفية مساهمتها في تحقيق الأهداف، ودور كل موظف في العمل نحو تحقيق الأهداف المرجوة. ولذلك يجب أن تحدد موعدًا في بداية كل عام لمشاركة مؤشرات قياس الأداء مع بقية اعضاء فريقك في الشركة، والحصول على تعليقات الموظفين. إن موافقة الفريق على مؤشرات قياس الأداء تُعد أمرًا أساسيًا، ولهذا السبب يجب أن لا تقلل أبدًا من أهمية التواصل. إضافة إلى ذلك، يجب أن يمتلك كل موظف الوسائل التي تمكنه من متابعة تقدمه، سواءً كان ذلك من خلال لوحة اداء افتراضية، أو من خلال الاجتماعات الدورية، أو من خلال آليات أخرى.

احصل على قالب للخطة التشغيلية